Geen project kan zonder keuzes op het gebied van scope, tijd, geld en risico’s. Deze aspecten krijgen meer dan specifieke aandacht in de training ‘integrale projectbeheersing’.

Coach, adviseur en interim manager Nico van den Wollenberg gaat dieper in op deze materie en benadrukt vooral de samenhang die integrale projectbeheersing oplevert. Bij dit onderdeel van projectmanagement wordt ingezoomd op de drie-eenheid tijd, geld en scope, aldus Van den Wollenberg. “Begin je met een project dan stuit je eerst op de scope, dus wat je wilt maken. Vervolgens stel je vast welk budget er is om te besteden en is het belangrijk te weten wanneer het klaar moet zijn.”

Het beheersen van deze drie aspecten of baselines, inclusief de risico’s die deze baselines bedreigen, vereist volgens Van den Wollenberg een integrale aanpak van de volgende aandachtsgebieden:

• planningsmanagement
• financieel management
• scopemanagement
• risicomanagement
• kwaliteitsmanagement,
• capaciteitsmanagement
• sturing en verantwoording

Van den Wollenberg: “Als je deze aandachtsgebieden beheerst en in samenhang ziet, kun je zeggen dat je het goed doet.”

Integraal aanpakken

“In de trainingen die ik geef, laat ik dus zien dat je dit alles integraal moet aanpakken, met volop samenwerking. Je kunt al die zaken wel los van elkaar oppakken, en ze kunnen ook door individuele functionarissen worden uitgevoerd, maar dat is niet handig. Dan mis je een deel en kun je niet goed sturen.”

“Natuurlijk moet een planner met een risico-analist samen gaan zitten. Samen bepalen zij waar welke risico’s in de planning zitten, waarna je gaat kijken welke planningsbuffers er nodig zijn. Het financiële brein achter dat project zou juist in zijn eentje kunnen opereren, met zijn budget en prognose. Ook hij is echter heel erg afhankelijk van de input van zijn beheerscollega’s.”

“Al die aspecten hebben samenhang en dat vergt teamwork. Zorg er daarom voor dat de verschillende rollen geborgd zijn in een staf die de projectmanager helpt. In grotere projecten wordt dat team dan geleid door een manager projectbeheersing. Hij of zij heeft die stafleden en aandachtsgebieden onder zijn hoede en zorgt voor de integraliteit, de afstemming en de kwaliteit van die beheersaspecten. Daarnaast houdt hij of zij de verbeteragenda in de gaten, welke voortvloeit uit het periodiek evalueren van de werkwijze van het beheersteam. Doen we wel de juiste dingen en doen we die dingen wel goed?”

Ondernemend

Ook omdat projectmanagers, volgens Van den Wollenberg, vaak proactieve en ondernemende types zijn, is een manager integrale projectbeheersing voor de grotere bouw- en infraprojecten geen overbodige luxe. “Die projectmanager wil vooruit met zijn plan en de manager projectbeheersing zorgt er dan juist voor dat er beheerst snelheid wordt gemaakt. Hij trapt niet op de rem, maar drukt de projectmanager wel steeds met de neus op de feiten.”

“Zo zullen er gaandeweg de rit wijzigingen gaan optreden. Op zich is dat niet vervelend, maar wel als je dat niet goed registreert. Het is dan zaak dat je je startpunt goed hebt bepaald, je baseline. Neem vervolgens je besluit over een wijziging met het hele team. Zorg dat je er een procedure voor hebt, voordat er een klap op wordt gegeven, zodat die wijziging ook breed gedragen wordt. Met ook een register waar die wijziging in komt te staan. Vaak gebeurt dit te impliciet en kun je de wijziging nadien niet herleiden. Vooral bij grote projecten is dit in een van de belangrijkste taken van een manager projectbeheersing. Het wijzigingenbeheer vergt een goede onderlinge afstemming om gedoe te voorkomen.”

“De manager projectbeheersing is tot slot iemand die goed kan luisteren naar wat mensen drijft en wat ze willen. Zorg er dan voor dat alle informatie gedeeld wordt en gaat stromen, en dat mensen daardoor gaan samenwerken. Naast dat luisterende oor is het ook een kwestie van sturen, duwen en initiëren. Je bent de smeerolie van het project,” besluit Van den Wollenberg.

Integrale projectbeheersing staat centraal in een nieuwe training van de Leerfabriek (21 maart; 10 oktober), bedoeld voor managers en specialisten werkzaam in projectorganisaties in de bouw- en infra; aannemers, ingenieursbureaus en diverse opdrachtgevers (rijk, provincies, gemeenten, waterschappen, nutsbedrijven). Denk aan teamleiders, projectmanagers, overige IPM-rolhouders, projectondersteuners, risico-analisten, planners en projectcontrollers.

Lees hier alle verdere info of meld je meteen aan!