Integraal Beheer Contract voor gebouwen van de Belastingdienst in Apeldoorn (deel 1)

Integraal Beheer Contract voor gebouwen van de Belastingdienst in Apeldoorn (deel 1)

Deel 1: Het Rijksvastgoedbedrijf: Het IBC ontleed in 10 punten

Het Rijksvastgoedbedrijf en Heijmans hebben een zogenaamd Integraal Beheer Contract (IBC) gesloten voor het beheer en onderhoud van datacenters en kantoren op 5 locaties van de Belastingdienst in Apeldoorn. René Leeuw, contractbeheerder Bijzondere Contracten bij het Rijksvastgoedbedrijf, zegt: “Dit blijft mensenwerk, gelukkig wel.”

Dit artikel is geschreven door Wessel Simons in opdracht van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland RVO.nl. Het betreft deel 1 van een drieluik. RVO.nl ondersteunt het verduurzamen van vastgoed, implementatie van energiewetgeving en het werken met Energieprestatiecontracten vanuit het Europese programma GuarantEE, een samenwerking van 14 Europese partners. Meer informatie: www.rvo.nl/esco, www.rvo.nl/epc-facilitators en http://guarantee-project.eu.nl

I Het contract

1. De aanleiding 
Leeuw: “Het oude onderhoudscontract van de Belastingdienst, dat bestond uit diverse monodisciplinaire contracten, liep af. De Belastingdienst hoorde van het IBC-contract met het Van Gogh Museum en wilde er meer van weten. Vóór de gunning hebben we met de Belastingdienst hun bedrijfsprocessen in detail doorgenomen. Daarbij is gekeken naar veiligheid, gezondheid, bruikbaarheid, energie en milieu. In de aanbestedingsfase moesten de kandidaten daar in casussen op ingaan. En na de gunning hebben we nog een aantal intensieve sessies gehad met Heijmans, de Belastingdienst en het Rijksvastgoedbedrijf. Om antwoord te geven op de vraag: waar liggen de kansen en de risico’s en hoe gaan we de samenwerking vormgeven?”

2. De contractuele uitgangspunten
Leeuw: “Multidisciplinair en integraal werken zijn de uitgangspunten van dit contract. Het stoelt inhoudelijk op de vijf pijlers van het Bouwbesluit: veilig, gezond, bruikbaar, energiezuinig en voor het milieu zo min mogelijk belastend. Maar de dienstverlening van de Belastingdienst moet ongestoord blijven verlopen. Die blauwe envelop moet toch de deur uit, hè. Elke dag komt hier 1 miljard euro binnen en gaat er 1 miljard euro uit. De dataverwerking is hier ontzettend belangrijk. Zodra dat stagneert, stagneert de BV Nederland.”

3. De duurzaamheidseisen
Leeuw: “De gebouwen zijn in 2005 na een renovatie met een energielabel A opgeleverd en dat willen we de komende tien jaar handhaven. De gebouwen moeten energetisch blijven presteren én blijven voldoen aan de functionele eisen die we stellen. We vragen van de opdrachtnemer dat de levensduur van de installaties aantoonbaar verlengd wordt. De dienstverlening van Belastingdienst moet geoptimaliseerd worden tegen tóch zo energetisch mogelijke eisen.”

4. De beloning
Leeuw: “Heijmans moet met een dienstverleningsrapportage conform de kwaliteitsmethode ISO-9001 aantonen dat hij alle contractvereisten heeft nageleefd en uitgevoerd. Dan wordt er betaald. Is  níet aan een eis voldaan, dan moet de opdrachtnemer het waarom uitleggen en het gebrek verbeteren. Is dat niet goed genoeg, dan wordt een kortingenclausule gehanteerd. Dat levert soms een discussie op, maar dat loopt tot nu toe in goede harmonie. Een symbolische gele of rode kaart? Ja, die is leuk (lacht). Een beetje volgens het principe ‘degene die te laat komt, moet de volgende keer gebak meenemen’. Dat maakt de ernst niet minder, maar de eenvoud om de situatie te bespreken wordt wel beter.”

II Samenwerking

5. De voorbereidingssessies
“Alle drie de partijen hebben de contractteksten écht doorleefd. Een functionele eis is bijvoorbeeld: een temperatuur van 20 graden op elk kantoor. Het is aan de opdrachtnemer om de installatie-elementen zo af te stemmen en te monitoren dat die eisen behaald worden. Maar als de Belastingdienst morgen vijf extra servers bij wil plaatsen in het datacentrum, dan moet hij dat wel vooraf melden, want anders loopt de temperatuur op en kost dat extra energie.”

6. Integraal handelen
Leeuw: “Heijmans moet “slim” sleutelen. Een monteur kan op basis van zijn opdracht koelmachine X conform de wettelijke verplichting onderhouden. Maar zodra hij een piep hoort uit luchtbehandelingskast Y of Z, dan moet hij een extra inspectie doen en eventueel een lager vervangen. Doet hij dat níet, en de V-snaar breekt, dan functioneert de kast niet meer en wordt de dienstverlening onderbroken. Dat is dan een falen van de opdrachtnemer en het proces erachter, met als resultaat een korting op de periodieke vergoeding. Kijk, multidisciplinair en integraal handelen vergt van alle partijen nogal wat. Maar ik moet zeggen: Heijmans maakt een steile leercurve, net zoals de Belastingdienst als gebruiker en wij als eigenaar.”

7. “Het blijft mensenwerk”
Leeuw: “Ondanks alle contractuele verplichtingen blijft dit mensenwerk. We streven duurzaamheidsprincipes na zoals: gooi materialen en bouwstoffen niet zomaar weg. Dát bewustzijn moet er zijn, want het is allemaal CO2 en NOx. Je moet het optimum zien te vinden tussen het optimaal laten draaien van de installatie, terwijl het energieverbruik afneemt. Maar ook nadenken hoe een installatie door bouwfysische ingrepen kleiner kan worden. Dat integrale denken over een gebouw en installaties, dat gebeurde tot tien jaar geleden nauwelijks in Nederland en wordt nu steeds beter.”

III De externe factoren

8. De gebruikers
Leeuw: “Gebruikersgedrag is een lastig te grijpen fenomeen. Ik ben techneut, geen psycholoog. We anticiperen op bewustwordingscampagnes: wat zijn de gevolgen ervan en hoe is het technisch te monitoren? We zitten binnen het contract nog in de fase van ‘indribbelen’. Ik weet wel: de komende vijftien jaar zijn er minder storingen. Juist door dat nú actief op te anticiperen, kan het voor Heijmans leiden tot extra inkomsten. Veel opdrachtnemers in de markt zien dat potentieel nog niet.”

9. De controle
Leeuw: “We voeren onder meer systeem-  en productaudits uit op de werkzaamheden. Heijmans levert elke drie maanden een rapportage aan, waarin zij aantonen de eisen te hebben gehaald. Als blijkt dat het contract niet wordt nageleefd, dan heeft dat consequenties. Heijmans zal het niet zover laten komen, want ook zij doen aan risicobeheersing en zullen zo snel mogelijk beheersmaatregelen uitvoeren.”

IV De cijfers

Soort aanbesteding: Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI), 70% kwaliteit en 30% prijs
Soort contract: Integraal Beheer Contract (IBC)
Werkzaamheden: multidisciplinair bouwkundig, werktuigbouwkundig, elektrotechnisch en transporttechnische onderhoud
Aantal gebouwen: 12
Bruto vloeroppervlakte (BVO): 167.000 m2
Looptijd: 10 jaar met een optie tot verlenging van 5 jaar
Contractwaarde: ca. €25 miljoen voor 10 jaar

Gerelateerde artikelen, events & downloads

c21 c141 c225 c244 c249 c267
Wat is de restwaarde van een circulaire weg?

Wat is de restwaarde van een circulaire weg?

5 okt om 13:01 uur
timer 4 min

Hoe kunnen opdrachtgevers en -nemers samen aanleg, beheer én sloop van wegen slimmer aanpakken? En leidt ...

Lees verder »

c21 c141 c225 c243 c246
Het Sticht heeft duurzame maatregelen voor al haar scholen scherp in beeld

Het Sticht heeft duurzame maatregelen voor al ...

24 mrt om 11:00 uur
timer 2 min

Met zonnepanelen en ledverlichting was het schoolbestuur van Het Sticht al behoorlijk duurzaam bezig. Via de Green ...

Lees verder »

c141 c223 c250
Whitepaper 'World Café: Nieuwe inzichten in contractvormen en prestatiegericht onderhoud

Whitepaper 'World Café: Nieuwe inzichten in ...

In de gratis Whitepaper 'World Café: Nieuwe inzichten in contractvormen en prestatiegericht onderhoud gaan ...
c21 c141 c145 c225
Innovatief onderhoudscontract voor VU Amsterdam mét toegevoegde waarde

Innovatief onderhoudscontract voor VU Amsterdam ...

27-11-2019 om 10:00 uur
timer 6 min

Met een Energiemasterplan om van het gas af te komen en BREEAM-NL Excellent ambities voor nieuwe onderwijspanden, ...

Lees verder »

c21 c135 c141 c225
CO2-reductie bij matrixborden boven wegen? Het kan!

CO2-reductie bij matrixborden boven wegen? Het ...

23-01-2019 om 15:30 uur
timer 5 min

De reductie van CO2-uitstoot voor infrastructurele werken was onlangs onderdeel van een bijzondere gunningsprocedure.

Lees verder »

c21 c141 c225
‘Overheden moeten PAAS/BAAS aanbesteden!’

‘Overheden moeten PAAS/BAAS aanbesteden!’

11-01-2019 om 16:30 uur
timer 6 min

In de verandering naar een volledig circulaire economie krijgen as a service-constructies een belangrijke plek. ...

Lees verder »

c21 c127 c141 c225
'Technisch beheer is meer dan voldoen aan een norm'

'Technisch beheer is meer dan voldoen aan een ...

09-10-2018 om 15:30 uur
timer 3 min

Anno 2018 lijkt het verleden tijd om een gebouw op te leveren zonder garantie of prestatiecontract. Vraagt de markt ...

Lees verder »

c21 c141 c225
Energieprestatiecontracten monitoren: help mee!

Energieprestatiecontracten monitoren: help mee!

08-06-2018 om 08:00 uur
timer 1 min

Steeds meer eindgebruikers en facilitair managers zien de meerwaarde van een Energieprestatiecontract versus de ...

Lees verder »

c141 c143 c225
Whitepaper belicht opschalingsmogelijkheden van ESCo’s voor scholen

Whitepaper belicht opschalingsmogelijkheden ...

09-03-2018 om 13:00 uur
timer 1 min

Duurzaam Gebouwd lanceert een gratis whitepaper over de verduurzaming van scholen. Aan bod komen opschalingsmogelijkheden ...

Lees verder »

c120 c141 c225
'Zo overtuigen we investeerders van verduurzamingsvoordelen'

'Zo overtuigen we investeerders van verduurzamingsvoordelen'

17-01-2018 om 15:30 uur

Diverse internationale experts, waaronder Duurzaam Gebouwd-expert Albert Hulshoff, stelden een wetenschappelijk ...

Lees verder »

c141 c225
‘Meer vraag naar prestatiecontracten door klimaatdoelen’

‘Meer vraag naar prestatiecontracten door ...

13-12-2017 om 13:00 uur

Zorg voor flexibiliteit in prestatiecontracten om ook aan toekomstige eisen te voldoen. Dat was een van de conclusies ...

Lees verder »

c141 c225
Succesvol samenwerken in prestatiecontracten

Succesvol samenwerken in prestatiecontracten

14-11-2017 om 15:30 uur
timer 3 min

Sturen op prestatie-indicatoren en investeren in een goede relatie met je leveranciers: de paradox in prestatiecontracten ...

Lees verder »

Reactie plaatsen

keyboard_arrow_up