Het lijkt wel een slechte mop. Zitten drie adviseurs en een advocaat in een oude tandpastafabriek… Zegt één adviseur: partijen verlangen nog steeds naar meer speelruimte in bouwprojecten. Zegt de rest: ja, we moeten nog meer sturen op samenwerking en beter anticiperen op risico’s. Een maand later begint de coronacrisis. Hoogste tijd voor een webinar. 

Het is 5 februari 2020, plaats van handeling is het nieuwe hoofdkantoor van TwynstraGudde in de voormalige Prodentfabriek in Amersfoort. Op initiatief van het Bouwgenootschap, denktank binnen Duurzaam Gebouwd, zitten naast TwynstraGudde ook experts aan tafel van Antea Group, Tauw en Construct Advocaten. Aanleiding is de aanhoudende zoektocht van partijen in de bouwsector om elkaar meer licht in de ogen te gunnen. Om beter gebruik te maken van elkaars kernkwaliteiten. En om dat te vertalen naar contracten en de samenwerking binnen bouwprojecten. Kortom: ondanks het positieve effect van de Marktvisie verlangen partijen nog steeds naar meer speelruimte binnen bouwprojecten.

De experts aan tafel besluiten hun kennis - over mogelijke oplossingen - te bundelen in de vorm van een publicatie die komend najaar moet verschijnen. Het wordt een verzameling van tips met best practices over hoe je tijdens de voorbereiding, aanbesteding en uitvoering van bouwprojecten speelruimte kunt organiseren. Zodat je meer wendbaarheid, veerkracht en een betere sfeer creëert. Met als doel een beter resultaat voor iedereen.

Webinar

Het is 1 april geworden en de experts zitten in een videocall. Hun goede voornemen is ingehaald door de coronacrisis. Het is nu zaak om zelf ook wendbaar te zijn. De ambitie voor een publicatie voor 'normale omstandigheden' blijft bestaan. Daarnaast besluiten de experts om nú al 17 tips te publiceren, speciaal gericht op het omgaan met de coronacrisis binnen bouwprojecten. En op 23 april a.s. geven zij tijdens een webinar van Duurzaam Gebouwd een toelichting op deze tips (gratis inschrijven voor dit webinar kan hier).

17 Tips

Twee overkoepelende tips zijn natuurlijk:

• Neem maatregelen om gezond te blijven. Volg de richtlijnen van het RIVM, maar ook het bouw-specifieke protocol 'Samen veilig doorwerken' voor de bouw- en technieksector.
• Laat bouwactiviteiten zo veel als mogelijk (vervroegd) doorgaan, zodat de schade aan de sector beperkt blijft. Lees hier de intenties van grote opdrachtgevers en Bouwend Nederland daarover.

Daarnaast verzamelden genoemde experts de volgende tips:

Maak het expliciet

• Bespreek proactief onzekerheden en wijzigingen als gevolg van de crisis met je (contract)partners. Leg dit expliciet vast, dat voorkomt later zoekwerk en discussie, en gebruik dit om na te denken over oplossingen.
• Actualiseer het risicodossier op basis van de nieuwe werkelijkheid (corona-update) en pas ook de beheersmaatregelen daarop aan. Maak tevens expliciet wat de nieuwe situatie doet met de risicoverdeling.
• Onderbouw expliciet waarom er wel/geen recht is op betaling van een wijziging. Geef aan óf, en zo ja waarom, er sprake is van omstandigheden die het gevolg zijn van de coronacrisis. Spreek af dat een eventuele, later toegekende overheidscompensatie verrekend wordt.

Wees creatief en help elkaar

• Maak gebruik van de aanstaande Noodwet digitale besluitvorming. Diverse overheden kunnen deze wet gaan inzetten om bouwprojecten te starten of gaande te houden.
• Versoepel betalingsregelingen waar mogelijk. Pas bijvoorbeeld '100% achteraf factureren' aan naar 'betalen naar voortgang'.
• Onderzoek en spreek af of deadlines verruimd kunnen worden. Daarmee anticipeer je op een lagere productie(snelheid) als gevolg van de huidige crisis.
• Kijk creatief naar je planning voor lopende én komende projecten. Bespreek intern en/of met (potentiële) contractpartners of je werk handig kunt verschuiven. Naar achteren als het moet, naar voren als het kan. Kijk daarbij of de crisis juist ook kansen biedt. Denk aan het onderhoud aan installaties in kantoren of scholen, die nu leeg zijn. Of aan het aanleggen of renoveren van infrawerk rondom diezelfde gebouwen.

Bewaak de regels

• Ook de jurist zegt: ga in overleg, probeer elkaars situatie te begrijpen en maak heldere en uitvoerbare afspraken. Houd elkaar op de hoogte van ontwikkelingen die het werk kunnen bemoeilijken of als juist voortgang weer mogelijk is. Die verplichting vloeit soms ook voort uit het contract (vgl. paragraaf 6-15 UAV 2012).
• De hoofdregel blijft altijd dat afspraken nagekomen moeten worden. Uitzonderingen langs de routes van overmacht, redelijkheid/billijkheid en/of onvoorziene omstandigheden zijn mogelijk, maar kennen een hoge drempel. Probeer daarom primair om knellende afspraken aan te passen, zonder een beroep te doen op die uitzonderingen. Denk daarbij aan een gezamenlijk overeengekomen scopewijziging, waar alle partijen mee kunnen leven. Voor aanbestedingsplichtige partijen is daarbij belangrijk om binnen de grenzen van een wezenlijke wijziging te blijven.
• Voor een beroep op overmacht gelden zware eisen. Een beroep op overmacht is dus niet eenvoudig. Vuistregel: bedenk dat er een plicht vanuit de overheid moet zijn die uitvoering van de verplichting belemmert; is er een alternatief (geen lassers uit Polen, maar nog wel uit het Verenigd Koninkrijk) dan verkleint dat de mogelijkheid een beroep op overmacht te doen.
• Bedenk dat de wet een norm kent die zegt dat opdrachtgevers en opdrachtnemers rekening moeten houden met elkaars gerechtvaardigde belangen: de redelijkheid en billijkheid. Die redelijkheid en billijkheid kunnen partijen dwingen om met elkaar in gesprek te gaan als sprake is van onvoorziene omstandigheden.
• UAV 2012 en UAV GC 2005. Kosten die het gevolg zijn van coronaregelgeving die na de dag van aanbesteding of na de dag van de prijsaanbieding van de aannemer in werking is getreden, komen in beginsel voor rekening van de opdrachtgever (zie paragraaf 6-12 UAV 2012 en 11-3 UAV GC 2005). Ook kennen beide contractvormen elk een eigen regeling voor het geval van kostenverhogende omstandigheden.

Houding en gedrag (#Doeslief)

• Bel eens wat vaker met je contract- en/of samenwerkingspartners, juist als je ze door de crisis minder spreekt. Knip het persoonlijke even los van het zakelijke en laat merken dat je om elkaar geeft. Vraag naar zieken bij die andere partij, bespreek frustraties en probeer te begrijpen wat de ander doormaakt.
• Bespreek dan ook het werk, de samenwerking, het project. Kies daarbij geen verwijtende houding als zaken niet (goed) lopen. Informeer wat er precies misgaat, hoe dat komt en bied aan om elkaar waar mogelijk te helpen (zie de vele tips hierboven).
• Probeer het zo veel als mogelijk leuk te houden en blijf ook informeel actief. Organiseer eens een digitale borrel, pubquiz of een koffiezetapparaat-meeting. Intern, of juist ook met externe partners. Waarbij het even niet gaat om werk.

[Inmiddels is het webinar gehouden op 23 april; lees hier het verslag of bekijk meteen de complete video!]

De input voor dit artikel werd geleverd door deze leden van het Bouwgenootschap: Chantal Schrijver (Tauw), Edwin van Dijk (Construct Advocaten), Peter Brouwer (Antea Group), Ruud Schrauwen en Kevin van Vulpen (TwynstraGudde).

Tekst: Niels van Ommen