Afgelopen najaar werd Karsten Klein de opvolger van Matthijs Huizing als aanjager van de Actieagenda Beter Aanbesteden. Een sprong in het diepe?

Duurzaam Gebouwd (DG): Je bent door het ministerie van Economische Zaken en Klimaat (EZK) speciaal voor dit dossier aangezocht. Wat is je relatie met het onderwerp aanbesteden?

Karsten Klein (KK): “Als wethouder Stedelijke Economie in Den Haag deed ik veel ervaring op met de interactie tussen overheid en particuliere sector. Ik heb zelf ook groot ingekocht, zoals de Sportcampus Zuiderpark voor 70 miljoen euro. Ik vond het daarbij van belang dat lokale ondernemers daarvan konden profiteren. Samen met het MKB Den Haag heb ik een gezamenlijke taskforce opgezet en de gemeentelijke inkoopafdeling doorgelicht. Onze afdeling was eigenlijk op een oude leest geschoeid en zat niet op een niveau dat je van een grote stad als Den Haag mag verwachten.”

DG: Hoe is dat uiteindelijk verbeterd?

KK: “Er heeft een forse professionaliseringsslag plaatsgevonden. Dat betreft de erkenning van wat inkoop betekent, hoeveel waarde je eraan hecht, dat je openstaat voor wat het bedrijfsleven erover meldt en dat je op die ervaringen inspeelt. Als ik nu het MKB beluister, zeggen ze dat Den Haag op het niveau is gekomen dat je van een G4-stad mag verwachten. Dat hebben we samen met het MKB voor elkaar gekregen.”

DG: Hoe staat de Actieagenda Beter Aanbesteden van EZK er inmiddels voor?

KK: “Tot nu toe zijn 8 van de 23 actiepunten uitgevoerd of gerealiseerd. De belangrijkste is de Handreiking tenderkostenvergoeding en een heel praktische kaart van alle inkoopsamenwerkingen in Nederland. Daarop is voor het bedrijfsleven inzichtelijk gemaakt hoe gemeenten onderling samenwerken. Verder is de toelichting van het VNG-model Algemene Inkoopvoorwaarden aangepast en ligt er een advies van de werkgroep Clusteren. Ik krijg veel uitnodigingen en merk dat het onderwerp heel erg leeft. Het is ook een kwestie van goed uitleggen wat de Aanbestedingswet behelst. En opdrachtgevers meegeven hoe je een bepaalde uitvraag goed kunt uitvoeren. Ik heb van nabij meegemaakt dat dat beter kan.”

DG: Kun je dat toelichten?

KK: “In de uitvraag zit vaak de crux. Als gemeenteraadslid in Den Haag stuitte ik laatst, bij een aanbesteding voor afvalverwerking, op de verwachting dat er weinig innovatie vanuit de markt zou komen. In de circulaire afvalverwerking is er echter juist heel veel innovatie. Wat wordt er dan onder innovatie verstaan en welke vragen zijn er gesteld? Als je een goede uitvraag doet, is het voor bedrijven makkelijker om reële, goede of innovatieve biedingen te doen. Laat daarbij liever de aannemer bedenken hoe iets uitgevoerd kan worden. Aanbesteden wordt dan niet een doel op zich, maar een middel.”

DG: Zijn de regels het belangrijkste struikelblok of het tekort aan kennis ervan?

KK: “Het is superstoffige materie, maar de vele regels zijn er niet voor niets. Aanbesteden is een beschikkende functie van de overheid en daar zitten heel veel integriteitsrisico’s bij. De marktordening moet er daarom voor zorgen dat inkopen eerlijk gebeurt en dat nieuwe toetreders ook eerder een kans krijgen. Anderzijds kan er vaak meer dan wordt gedacht. Zoals met elkaar communiceren. Daar zijn gewoon mogelijkheden voor. Als partijen in een aanbesteding vragen hebben, vaak technische vragen, dan is het belangrijk dat er een goed antwoord komt. Veel gemeenten vinden dat spannend en zijn bang om fouten te maken. Je krijgt dan wel antwoord, maar niet een bevredigend antwoord.”

DG: Veel actiepunten zijn gericht op lagere overheden. Hoe werkt het programma in de praktijk?

KK: “Aanbesteden valt onder het ministerie van Economische Zaken en Klimaat. Dat richt zich op decentrale overheden als gemeenten, provincies en waterschappen, en deels ook op de rijksoverheid zelf. Er zijn veel private partijen en bedrijven die aan ons programma bijdragen, zoals het MKB, regionale inkoopbureaus en enkele grote bedrijven. Expertisecentrum PIANOo biedt een actueel overzicht van de stand van zaken van alle acties en uiteraard heeft PIANOo ook een actieve rol in het uitvoeren van een aantal acties. Verder zijn er beperkte middelen voor de communicatie en voor ons team bij EZK.”

DG: De kwaliteit van het inkoopbeleid is een specifiek actiepunt. Is dat nog onvoldoende?

KK: “Het inkoopbeleid moet helder zijn en partijen moeten er op een goede manier mee kunnen omgaan. Daar ligt echt een opdracht voor ons. Het is net als bij de Belastingdienst: leuker kunnen we het niet maken, wel makkelijker.”

DG: Welk aspect van de actieagenda heeft de meeste impact?

KK: “Uiteindelijk is het verbeteren van de communicatie cruciaal. Problemen kun je alleen maar oplossen als je er met elkaar over praat. Over elkaar klagen heeft geen zin. Verplaats je ook in de positie van de ander om tot oplossingen te komen die voor beiden werken. Ik zal die boodschap blijven herhalen, maar dit laat zich echt niet vanuit EZK regisseren. De partijen, overheid en bedrijfsleven, moeten Beter Aanbesteden in de eerste plaats gewoon zelf doen. Ik hoop dat iedereen zich bij ons aansluit en er zelf actief mee aan de slag gaat. En dat gebeurt ook al. Partijen als NEVI en CROW, maar ook een aanbestedende dienst als ProRail en diverse gemeenten denken actief met ons mee.”

DG: Hoeveel geld zou de overheid kunnen besparen als alle actiepunten zijn uitgevoerd?

KK: “Dat is niet altijd in geld uit te drukken. We willen niet per se het onderste uit de kan halen, maar de beste waar voor ons belastinggeld realiseren. Dat kan ook door voor hetzelfde geld in te zetten op een beter resultaat. Door een betere communicatie met de markt kun je voor hetzelfde geld een product leveren dat meer aansluit bij wat de overheid nodig heeft.”

DG: Gaat aanbesteden in de toekomst nog ingrijpend veranderen?

KK: “Ik heb niet de illusie dat er in dit heel ouderwetse onderwerp ineens heel veel gaat veranderen. Door de regels makkelijker en inzichtelijker te maken, kun je frustraties en onnodig werk voorkomen. Het blijft wel een ontzettend actueel onderwerp, en met name in de huidige aantrekkende markt. De bouwkosten stijgen, de markt wordt overvraagd en de keuze welke opdracht je neemt, ligt tegenwoordig eerder bij een aannemer. Dat is voor de opdrachtgever heel schadelijk. Het is voor beiden heel erg relevant om hier iets aan te doen. Een betere aanbesteding en goede aanloop naar de gunning, zorgt immers daarna onherroepelijk voor een betere samenwerking.”

Karsten Klein is namens het ministerie van Economische Zaken en Klimaat aanjager van de Actieagenda Beter Aanbesteden. Tevens is hij voor het CDA in Den Haag gemeenteraadslid en fractievoorzitter

Tekst Ysbrand Visser; foto Anette Brolenius