Zeven procent bedrijfsinformatie verdwijnt

Zeven procent bedrijfsinformatie verdwijnt

Het gemiddelde archief staat tegenwoordig niet meer in de kast, maar wordt digitaal opgeslagen en bijgehouden. Dit is een enorme efficiëntieslag voor veel bedrijven, maar het heeft ook een keerzijde: grip behouden op digitale documentenstromen is een grote uitdaging. Dit geldt zeker in sectoren als de bouw, techniek en offshore, waar informatiestromen vaak gecompliceerd zijn.

Ontbrekende of onjuiste informatie leidt voor bedrijven in deze sectoren ook al snel tot fouten en (extra) inspanningen om die fouten weer te herstellen. Studies tonen aan dat ruim zeven procent van de documentatie nooit meer wordt teruggevonden en onderzoek van CTB xRM laat zien dat, ondanks het gegeven dat faal- en herstelkosten in de techniek en bouw enorm hoog zijn, ongeveer één op de drie van deze bedrijven nog geen oplossing voor documentmanagement in gebruik hebben. Belangrijke rapporten, orders, contracten of andere projectdocumenten verdwijnen daardoor in een zwart gat.

Wetenschappers discussiëren al 40 jaar over wat er met de informatie over de fysieke toestand van de objecten gebeurt als ze in een zwart gat gevallen zijn. Er wordt gedacht dat alles wat in zwarte gaten valt direct door de enorme zwaartekracht uit elkaar getrokken wordt en nooit meer terugkomt. NewScientist verslaat in dit artikel dat het volgens Stephen Hawking iets gecompliceerder in elkaar steekt. Hij zei tijdens de Hawking Radiation Conference: “Ik denk dat informatie nooit in het binnenste deel van het zwarte gat terechtkomt, maar altijd in de buitenste schil, de waarnemingshorizon.” In zijn nieuwe theorie kan informatie vanaf deze horizon alsnog ontsnappen.

Zoeken en vinden van informatie

Voor degenen die zoekgeraakte projectdocumenten wil terugvinden, is dat buitengewoon goed nieuws. Als je heel erg je best doet, lang zoekt en geluk hebt, dan kunnen de inspanningen worden beloond. Hier staat wel een confronterend prijskaartje tegenover. De Amerikaanse overheid houdt hier gegevens over bij die door Athento op een rijtje zijn gezet. Als een bestand slecht gedocumenteerd is, dan bedragen de kosten om het document te vinden al snel tegen de 85 euro. Misschien een nog wel grotere kostenpost én ergernis is dat professionals, afhankelijk van de sector waarin gewerkt wordt, meer tijd aan het zoeken van informatie besteden dan aan het lezen en verwerken van die informatie. Het zoeken kan zelfs tot 40 procent meer tijd vergen.

Dat informatie toch uit een zwart gat kon komen, verkondigde Hawking al in 2004. Hoe dat werkte was nog een mysterie, maar Hawking denkt dat hij dat nu heeft opgelost. “De informatie keert wel terug, maar in een chaotische en onbruikbare vorm. Voor alle praktische doeleinden, is de informatie immers wel degelijk verloren gegaan.” Dit is minder goed nieuws voor degenen die de documenten weer uit een zwart gat of de waarnemingshorizon willen halen. Dit betekent dat het opnieuw gemaakt en opgeslagen moet worden. Athento becijferde dat de kosten hiervoor beginnen bij 15 euro, doorgaans 85 euro bedragen en maar ook kunnen oplopen tot zo’n 180 euro per document.

Geld en tijd verdwijnen in het zwart gat

Hawking heeft de aanval geopend op het idee dat je nooit uit een zwart gat kunt ontsnappen. Een zwart gat is dus zo zwart nog niet. En er blijkt ook nog eens iets te zijn als een waarnemingshorizon. Toch is voorkomen beter dan genezen. Want wat heb je eraan als je een projectdocument uit een zwart gat kunt halen, maar als de informatie onbruikbaar is geworden? Dan ben je nog steeds geld en tijd kwijt. Dat is dus het enige dat sowieso in het gat verdwijnt. Zorg er daarom voor dat je documenten goed gemanaged zijn om te voorkomen dat kostbare energie opnieuw besteed moet worden. Hoe je daarvoor zorgt en welke valkuilen je onderweg tegenkomt, dat kun je lezen in het eBook van CTB xRM: Documentmanagement in de bouw, techniek en offshore.

Auteur: Yuri Ramdhani, commercieel manager CTB xRM

Bron:http://www.newscientist.nl/nieuws/stephen-hawking-heeft-een-manier-gevonden-om-uit-een-zwart-gat-te-ontsnappen/

Gerelateerde artikelen, events & downloads

c21 c168 c225
Slimme oplossingen voor toekomstbestendige steden

Slimme oplossingen voor toekomstbestendige steden

Smart Cities hebben slimme gebouwen, woningen en industriële plants. Hoe ziet zo’n stad van de toekomst eruit en welke oplossingen zijn er?

Lees verder

c21 c225 c265
Round Table: zo ontwikkel je draagvlak voor duurzaamheid

Round Table: zo ontwikkel je draagvlak voor ...

Hoe zorg je voor draagvlak voor duurzaamheid en ontwikkel je strategisch beleid voor een werkomgeving die inspeelt op milieu en je voetafdruk? Expertvisies bij ...

Lees verder

c21 c40 c185 c225
Krachtenbundeling voor circulaire bouwketen Oost-Nederland

Krachtenbundeling voor circulaire bouwketen ...

“Alleen ga je sneller, samen kom je verder”. Met die gedachte bundelde Mart Mensink van de onafhankelijke matchingstool DuSpot koplopers in circulaire ...

Lees verder

c21 c41 c225
<span>“</span>Onze ambitie was niet om houten woningen te maken<span>“</span>

“Onze ambitie was niet om houten woningen ...

In de Eindhovense wijk ’t Ven wilde Woonstichting ’thuis onder meer 88 grondgebonden nieuwe betonnen sociale huurwoningen bouwen. Toen bouwbedrijf Heijmans ...

Lees verder

c21 c225 c243 c293
Zo renoveer je zonder spijt

Zo renoveer je zonder spijt

Het webinar 'Toekomstbestendige renovatie' kun je vanaf nu terugkijken. Experts delen inzichten met je over isolatie, ventilatie, bewonersgedrag en comfort. Ontdek ...

Lees verder

c21 c40 c225
Carbon Control: zo bereik je CO2-reductie in alle bouwfases

Carbon Control: zo bereik je CO2-reductie in ...

Om klimaatneutraliteit te bereiken wordt de GWP-waarde, uitgedrukt in CO2-equivalent, van een gebouw belangrijker bij investeringen en aanbestedingen. Dat bleek ...

Lees verder

c21 c41 c160 c225
Gezonde Gebouwen centraal in Van Nelle Fabriek

Gezonde Gebouwen centraal in Van Nelle Fabriek

Op woensdag 17 april vindt de Duurzaam Gebouwd op Locatie met het thema 'Gezonde Gebouwen' plaats in de historische Van Nelle Fabriek in Rotterdam. Deze fabriek ...

Lees verder

c21 c168 c225
Regie voeren over onderhoud is geen utopie

Regie voeren over onderhoud is geen utopie

De informatiebehoefte over onder andere beheer en onderhoud van installaties bereikt een nieuw hoogtepunt. Of het nu gaat om de status van een storing, inzicht ...

Lees verder

c21 c40 c185 c190 c225 c244
De impact van losmaakbaar detailleren op hergebruik

De impact van losmaakbaar detailleren op hergebruik

Losmaakbaar detailleren is een voorwaarde voor een circulaire economie. Platform CB’23 illustreerde het belang met een leidraad, om de circulariteitstransitie ...

Lees verder

c21 c40 c225 c243
Nieuwe gebouwen moeten vanaf 2030 emissievrij zijn

Nieuwe gebouwen moeten vanaf 2030 emissievrij ...

Het Europees Parlement heeft afgelopen dinsdag ingestemd met plannen om het energieverbruik en de CO2-uitstoot in gebouwen te verminderen. Uiterlijk in 2050 moeten ...

Lees verder

c21 c190 c225
Ecologisch bouwen: “Meer end-use brandtesten nodig!”

Ecologisch bouwen: “Meer end-use brandtesten ...

Leveranciers en producenten besteden op dit moment nog te weinig aandacht aan de brandveiligheid van toepassingen van ecologische isolatiematerialen. En dat terwijl ...

Lees verder

c21 c40 c185 c225
Position Paper: Samen Circulair voor een Duurzame Toekomst

Position Paper: Samen Circulair voor een Duurzame ...

De Branchevereniging Nederlandse Architectenbureaus (BNA) lanceert de position paper ‘Samen Circulair’. Het is een handreiking met als doel de overgang ...

Lees verder

Reactie plaatsen

keyboard_arrow_up