Na bijna veertig jaar hebben innovatieve technieken en een moderne contractvorm de bodem van de voormalige asfaltfabriek Olasfa verlost van verontreinigingen. De in februari 2022 opgeleverde fase 2 van deze sanering werd vanaf 2009 in Olst opgepakt door de Provincie Overijssel in samenwerking met onder meer TAUW. Deze sanering werd de bakermat voor technische innovatie (met stoom gestimuleerde extractie, SGE) en ontwikkelde zich tot een icoonproject. Wat kunnen we allemaal leren van de aanbesteding, contractering en samenwerking in dit saneringstraject? Lees de ins en outs onderstaand artikel of kom ook naar de Ronde Tafel op 17 januari 2023.

Graag nodigt TAUW je uit voor een rondetafelgesprek over dit onderwerp op 17 januari 2023 in Deventer.

De asfaltfabriek Olasfa, aan de IJssel in Olst, produceerde tot het faillissement in 1983 dakasfalt en teerproducten. Dit waren andere tijden: de productie- en arbeidsomstandigheden waren niet best en er bestond ook nog geen Wet Bodembescherming. Later bleek de bodem van het fabrieksterrein, inclusief het grondwater, zeer ernstig verontreinigd te zijn door teerachtige producten.

Bij de start van het project was er nog weinig ervaring met SGE als in-situ saneringstechniek bij een teerverontreiniging én dat in combinatie met een UAVgc-contract. Verder werd er tijdens de uitvoering van de sanering binnen en buiten de saneringscontouren veel meer teer gevonden dan aanvankelijk werd verwacht, wat vroeg om flexibiliteit van alle partijen. Met inbreng van de betrokken partijen blikken we terug op een bijzondere samenwerking.

Omvang van de sanering

De oppervlakte van het terrein van de oude asfaltfabriek bedroeg ongeveer 4,5 hectare. Deze fabriek was in gebruik vanaf de opening rond 1900 tot het faillissement in 1983. Uiteindelijk bleek dat de bedrijfsactiviteiten op het terrein fikse verontreinigingen hadden veroorzaakt. Voorafgaand aan de sanering zijn door middel van onderzoek contouren vastgesteld waarbinnen pure teer werd aangetroffen. Deze besloegen een groot deel van het middenterrein en liepen in de grond en het grondwater door tot wel veertien meter (+/-) diepte, waar de Eemformatie een afsluitende bodemlaag vormt. Verder bleken ook de IJsseloever en een deel van het IJsselsediment ernstig verontreinigd met pure teer en teercomponenten.

De aangetroffen verontreinigingen waren divers van aard en te linken aan teer- en olieproducten. De waterbodem in de IJssel was ook verontreinigd met teer. Om de waterbodem te saneren, waren geen innovatieve technieken nodig. Uitdagend was deze sanering wel, toen bleek dat er nog honderden vaten met teerhoudend afval lagen. Op twee locaties was het nodig om de waterbodem te ontgraven tot ongeveer tien meter diepte. Het ontgraven bij een vaartraject en het herstel van de kribben waren technische uitdagingen die werden toegevoegd aan de complexiteit van het project.

Start contract Olasfa fase 2

Rond 2007 stond de Provincie Overijssel in de startblokken voor fase 2 van de sanering. In fase 1 was, door het ontgraven van de bovenste laag van het fabrieksterrein tot gemiddeld twee meter diepte, veel stankoverlast ontstaan. Deze techniek was daarom niet wenselijk nu in fase 2 de overige verontreiniging tot ongeveer veertien meter diepte verwijderd moest worden.

Om de opdrachtgever, de Provincie Overijssel, te ondersteunen bij de aanbesteding en contractering van het complexe saneringstraject verzorgde TAUW het risico- en contractmanagement. Om marktpartijen te stimuleren innovatieve in-situ saneringstechnieken aan te bieden, werd gekozen voor een UAVgc-contract met vier passende EMVI-gunningscriteria:

• CO₂-uitstoot
• technisch ontwerp
• logistiek
• overlast

De gunning, waarbij ‘overlast’ zwaar meewoog, leidde tot de toepassing van een combinatie van stoom gestimuleerde extractie (SGE) in combinatie met In Situ Chemical Oxidation (ISCO).

Van precontractuele naar contractuele fase

Het belang van een transparante beoordeling werd na de gunning direct duidelijk. De inschrijver die als tweede eindigde, uitte in een kort geding twijfels over de haalbaarheid van de winnende inschrijving. Door het aanbestedingsproces zorgvuldig vast te leggen, inclusief de beoordeling op inhoud, kon tijdens het kort geding worden aangetoond dat de gunning zorgvuldig was uitgevoerd. Met enige vertraging konden de partijen daarna het contract aanvullen met de inschrijving en ondertekenen.

Destijds was er nog weinig ervaring met veel ontwerpvrijheid binnen een contract voor een vergelijkbare opgave. Het was kiezen voor veel ontwerpvrijheid of er lagen vaste ontwerpkeuzes. Om die ontwerpvrijheid te borgen, werd een contract opgesteld op basis van de Uniforme Administratieve Voorwaarden voor Geïntegreerde Contracten (UAVgc). Hierdoor werd een goede contractuele basis gelegd voor het realiseren van de gestelde saneringsdoelstellingen met een aanpak die de inschrijver had gekozen. De risicoverdeling en risicobeheersing waren onderdeel van het contract en werden vormgegeven door ongeveer vijftig risico’s te benoemen. Dit gaf een helder vertrekpunt voor zowel de opdrachtgever als de opdrachtnemer.

Door het veranderde beeld van de werkelijkheid kwamen beide aspecten, de ontwerpvrijheid en de risico(ver)deling, in de praktijk onder druk te staan. Waar die ontwerpvrijheid het fundament onder het contract was, bleek dat in de praktijk niet houdbaar. Het proces om tot een vergunning te komen, vroeg om een zeer gedetailleerd saneringsplan. Daardoor werd de vrijheid beperkt om tijdens de uitvoering noodzakelijke aanpassingen door te voeren van het saneringssysteem. Iets soortgelijks bleek ook te gelden voor de overlastnormen voor de omgeving. ‘Geen overschrijding van de normen’ wil niet zeggen dat er geen overlast werd ervaren door de omgeving. Het contract, de vergunningverlening en de omgeving vroegen in de praktijk dus om een gewijzigde invulling van de saneringsaanpak, wat voor spanning zorgde in de samenwerking.

Innovatie valt of staat met goede informatievoorziening

Het inschrijven met innovatieve saneringstechnieken brengt voor alle partijen risico’s met zich mee. Om die risico’s af te vangen, en daarmee de inschrijvers te ondersteunen, was er tijdens de inschrijvingsfase veel ruimte voor het stellen van onderzoeksvragen. Daarnaast werden er in een tijdsbestek van een half jaar onderzoeken uitgevoerd naar de afbraak, de karakteristieken en de omvang van de verontreiniging en deze werden ook uitgewisseld met de inschrijvers. Zo kon iedereen met meer informatie de (financiële) risico’s goed overzien en inschatten.

Het contract bevatte uiteindelijk een onderzoeksdossier met tientallen rapporten en een GIS- database waarin de gegevens makkelijk toegankelijk waren. Maar zelfs met deze onderzoeksinspanning ontstonden er toch nog onvoorziene risico’s. Zo werden er zowel binnen als buiten de contractuele contouren meer verontreinigingen met teer (puur product) aangetroffen. Niemand had ermee rekening gehouden dat uiteindelijk meer dan 1000 ton teer zou moeten worden verwijderd. Hierop ontstonden verschillende zienswijzen. Wie had dit vooraf moeten (kunnen) inschatten? Wat had de aannemer mogen verwachten?

De gevolgen van een eventuele ontbinding van het contract, om daarna opnieuw te beginnen, waren gigantisch en voor alle betrokken partijen onwenselijk. Door de veranderde situatie en noodzakelijke aanpassingen verschoot echter wel het contract van kleur. Afwijkingen werden naast de contractgegevens gelegd, de onderlinge sfeer veranderde en het onderlinge vertrouwen nam af. Daardoor kwam ook het contractmanagement anders te liggen. Met kwesties als contractuele wijzigingen, het opzoeken van grenzen binnen de verantwoordelijkheden, het verwachtingspatroon van de partners en de vormgeving van de samenwerking. Kwamen de belangen nu steeds verder uit elkaar te liggen of gaven de kwesties juist voeding om dichter bij elkaar te komen? De urgentie om een goede oplossing te vinden kwam voor alle partijen steeds meer bovendrijven.

Sub-saneringsdoelstelling aangepast

De oplossing werd uiteindelijk gezocht in het wijzigen van een sub-saneringsdoelstelling, zowel in het contract als in de vergunning, waarbij ook het bevoegd gezag was betrokken. Kort gezegd werd het doel: minder verregaande verwijdering van verontreinigingen in de bron, maar geen concessies aan de emissie in de IJssel, ook niet op de lange termijn. Deze nieuwe saneringsdoelstelling vergde een aanpassing van het getekende contract. Tegelijkertijd diende ook de omgeving geïnformeerd en betrokken te worden, maar op welke wijze?

Deze kwesties bleken veel spanning te veroorzaken en hielden de partijen meerdere jaren bezig. Gaandeweg werd echter steeds duidelijker dat de aanpak om tot een afronding te komen een gezamenlijk belang was en ontstond er ook meer begrip voor ieders afzonderlijke belang. Uiteindelijk ontstond er draagvlak voor de aanpassingen en werd het contract gewijzigd op basis van de gewijzigde sub-saneringsdoelstelling. In dat kader werd er ook verder gesproken over de planning, boeteregeling, bankgarantie, betalingsregelingen en de bonus. Tijdens de onderhandelingen om de contractvoorwaarden aan te passen werden deze ‘4B’s’ al gauw een gevleugeld begrip, waarvoor een oplossing kwam.

De aannemer zou aanvankelijk een bonus krijgen als hij binnen een bepaalde tijd klaar was, maar hoe moesten we daarmee omgaan nu er buiten zijn macht vertraging optrad? Wie was daarvoor verantwoordelijk en wie moest er uiteindelijk betalen? En hoefde de aannemer nu minder werk te doen of juist meer en wat betekende dat voor de vergoeding? Als contractmanager kun je op de harde cijfers gaan zitten, maar zo werkt het in de praktijk niet. Het is zoeken naar een balans in de contractuele voorwaarden en naar een eerlijke verdeling van de kosten.

Uiteindelijk valt of staat het succes van een project met de bereidheid van partijen om dichter bij elkaar te komen. Voor de start van de sanering kunnen door de onderzoeken de risico’s tot op een bepaald niveau worden weggenomen. Ergens moet echter een streep worden getrokken in die onderzoeksinspanning. Het is van groot belang om op basis daarvan de risicoverdeling en risicobeheersing in het contract vast te leggen. Maar deze raderen houden het project nog niet draaiende. Het is tevens essentieel dat partijen met elkaar blijven communiceren om onderweg een redelijke verdeling van de risico’s te kunnen bedingen.

Lees volgende week maandag 28 november deel 2 van dit verhaal: De lessen van Olasfa

Roundtable Contractmanagement

Herken jij onderwerpen uit deze casus? De uitvoering van het werk gaat beginnen, de contractuele kaders zijn helder en alle partijen, met de contractmanager aan boord, kunnen erop sturen. Totdat de omstandigheden veranderen: de scope verandert, de omgeving stelt zich in de loop der tijd anders op, vergunningverleners varen op voortschrijdend inzicht, de bodemomstandigheden zijn anders dan verwacht en er doen zich nieuwe risico’s voor. Zeker bij langlopende contracten kunnen veranderingen de overhand nemen, waardoor het contract van kleur verschiet! Dit vraagt om vaardigheden en competenties binnen het contractmanagement die niet altijd aanwezig zijn. Welke ervaringen heb jij daarmee? 

Graag nodigt TAUW je daarom uit voor een rondetafelgesprek met ervaringsdeskundigen op:

17 januari 2023 in Deventer

Onderwerpen die aan bod komen: 

1. Onderzoeken naar risico’s: hoever gaat de informatievoorziening, zeker als het gaat om informatie over de bodem?
2. Als contractmanager niet alleen op de harde cijfers gaan zitten, maar zoeken naar balans in contractuele voorwaarden en naar een eerlijke verdeling van de kosten.
3. Partijen blijven communiceren: hoe kun je onderweg een redelijke verdeling van de risico’s bedingen?
4. Haken en ogen van de bouwteamaanpak binnen UAVgc? Of kán dat helemaal niet?

Je kunt ook als toehoorder deelnemen en luisteren wat de experts elkaar te vertellen hebben.

Ben jij geïnteresseerd in deze bijeenkomst (of iemand die je kent), laat het ons dan weten via dit formulier.

 Met dank aan Dura Vermeer en de Provincie Overijssel voor hun medewerking aan dit artikel.

Tekst: Henberto Remmerts en Marissa Frambach (TAUW)
Eindredactie: Ysbrand Visser (Duurzaam Gebouwd)
Beeld: Shutterstock (boven); TAUW