Begin dit jaar werd fase 2 opgeleverd van de sanering van van de voormalige asfaltfabriek Olasfa. Vorige week vertelden we in deel 1 over de aanbesteding, contractering en samenwerking in dit project. Wat zijn uiteindelijk de geleerde lessen van Olasfa?

Graag nodigt TAUW je uit voor een rondetafelgesprek over dit onderwerp op 17 januari 2023 in Deventer.

De lessen van Olasfa

Het project heeft ons uiteindelijk geleerd wat een volgende keer wel, niet of anders kan. Welke samenwerking zouden we nu, in een vergelijkbaar project, aangaan en met welk contract? De keuze in 2007 voor een UAVgc-contract volgde in essentie uit de kennis en kunde van de saneringsaanpak met in-situ technieken. Deze kennis en kunde spitste zich toe op de detailkennis op het niveau van een uitvoeringsontwerp. De keuze voor een UAVgc-contract is daarmee nog steeds een keuze die toen en ook nu goed te verantwoorden is. Er zijn echter ook onderdelen binnen het contract die anders kunnen worden benaderd:

• De voorbereiding tot een definitief ontwerp had ook gepast in een bouwteam. In de periode 2005-2010 was de markt zich echter nog onvoldoende bewust van de kracht van een bouwteam. De kennis van de bodem en omgeving, die bij de opdrachtgever en haar adviseur bekend was, zou in een bouwteam beter tot zijn recht zijn gekomen.
• Er is een gedegen risicoanalyse gemaakt met een heldere verdeling. Dit heeft tot op zekere hoogte goed gewerkt. De verontreiniging met ‘puur product’, buiten de hiervoor gestelde contouren, was het risico van de opdrachtgever. Hierover werden heldere afspraken gemaakt en was er geen conflict. Uiteindelijk vertegenwoordigde dit onderdeel ongeveer 20% van de onverwachte omstandigheden, inclusief de risico’s voor de omgeving, waterstanden, obstakels, enzovoorts.
• De risico’s die aanwezig waren ten aanzien van de bodemgesteldheid en de hoeveelheid verontreinigingen binnen de contouren veroorzaakten problemen voor de haalbaarheid, de planning en de kosten. Het zoeken naar een balans daarin - wie waarvoor verantwoordelijk was - leidde tot veel negatieve energie.

• De uitgevoerde pilot als eerste stap in de sanering heeft het optreden van de onvoorziene risico’s niet kunnen voorkomen. Dit had op twee manieren anders gekund: ten eerste een gezamenlijke pilot van de opdrachtgever en de opdrachtnemer vóór de definitieve contractering. Ook dat kan echter leiden tot veel discussie voor- en achteraf. Een andere optie is de aanpak, zoals die in een bouwteam gewoon is en uiteindelijk ook werd toegepast: samen de handschoen oppakken, gedurende het proces de aanpak wijzigen en verbeteren en zo het maximale eruit halen.
• Het bouwteam was hiervoor dus een goede constructie geweest. De mate van onderzoek en de benodigde informatie hadden hiervan onderdeel kunnen uitmaken. Dit kost weliswaar ook tijd en geld, maar voor de totale duur en kosten zou dit geen groot verschil hebben gemaakt. De opdrachtnemer ziet het bouwteam ook als een goede optie, waarin vooral gezamenlijk wordt nagedacht over de randvoorwaarden en doelen, en waarbij de opdrachtgever zich minder nadrukkelijk bemoeit met de technische uitvoering.
• Een van de geleerde lessen is verder dat het contractmanagement altijd gaat over sturing op het contract én op de relatie. Contracten verschieten nu eenmaal vaak van kleur, en zeker langlopende contracten. Met oog voor de veranderende werkelijkheid en risicoverdeling blijven de doelen van een project het belangrijkste. En dat met respect voor ieders afzonderlijke belang. Zo was hier het grote doel: de sanering op een verantwoorde wijze afronden. De samenwerking op deze manier is in die laatste jaren door alle partijen als zeer positief ervaren.
• De kunst daarbij is om met elkaar in gesprek te blijven. Het vertrouwen in de aanpak van de aannemer is daarbij belangrijk. Dat kantelde nu de goede kant op, toen bleek dat de techniek zijn werk deed. Dat was een mooi moment, al was daar een paar jaar voor nodig.
• Het raakvlak tussen contract- en omgevingsmanagement bleek erg ingewikkeld en is per definitie niet op een vast moment bij de start op elkaar af te stemmen. Daarbij spelen sterke invloeden van omwonenden (die gevormd zijn door de ervaringen bij fase 1 en door niet nagekomen afspraken) en van de veranderde inzichten over het gebruik van de locatie na de sanering. Een omgevingsteam met daarin de aannemer, opdrachtgever, contractmanager en gemeente is een manier om het proces optimaal te sturen.

Conclusie

De sanering van Olasfa heeft veel gevraagd van alle betrokken partijen waaronder de omwonenden, provincie, bevoegde instanties, (onder)aannemers en adviseur(s). Een contract dat flexibiliteit in zich draagt als de ‘werkelijkheid’ anders wordt, is niet voor iedereen vanzelfsprekend. Contractmanagement is dan de ‘smeerolie’ om het proces te borgen. Dat vraagt van iedereen focus op de projectdoelen en op het bespreken van ieders belang. Uiteindelijk is dit gebeurd in een traject van elf jaar samenwerken.     

Roundtable Contractmanagement

Herken jij onderwerpen uit deze casus? De uitvoering van het werk gaat beginnen, de contractuele kaders zijn helder en alle partijen, met de contractmanager aan boord, kunnen erop sturen. Totdat de omstandigheden veranderen: de scope verandert, de omgeving stelt zich in de loop der tijd anders op, vergunningverleners varen op voortschrijdend inzicht, de bodemomstandigheden zijn anders dan verwacht en er doen zich nieuwe risico’s voor. Zeker bij langlopende contracten kunnen veranderingen de overhand nemen, waardoor het contract van kleur verschiet! Dit vraagt om vaardigheden en competenties binnen het contractmanagement die niet altijd aanwezig zijn. Welke ervaringen heb jij daarmee? 

Graag nodigt TAUW je daarom uit voor een rondetafelgesprek met ervaringsdeskundigen op 17 januari 2023 in Deventer.

Onderwerpen die aan bod komen: 

1. Onderzoeken naar risico’s: hoever gaat de informatievoorziening, zeker als het gaat om informatie over de bodem?
2. Als contractmanager niet alleen op de harde cijfers gaan zitten, maar zoeken naar balans in contractuele voorwaarden en naar een eerlijke verdeling van de kosten.
3. Partijen blijven communiceren: hoe kun je onderweg een redelijke verdeling van de risico’s bedingen?
4. Haken en ogen van de bouwteamaanpak binnen UAVgc? Of kán dat helemaal niet?

Je kunt ook als toehoorder deelnemen en luisteren wat de experts elkaar te vertellen hebben.

Ben jij geïnteresseerd in deze bijeenkomst (of iemand die je kent), laat het ons dan weten via dit formulier.

Met dank aan Dura Vermeer en de Provincie Overijssel voor hun medewerking aan dit artikel (lees hier deel 1).

Tekst: Henberto Remmerts en Marissa Frambach (TAUW)
Eindredactie: Ysbrand Visser (Duurzaam Gebouwd)
Beeld; Shutterstock (boven); TAUW