Economisch Meest Voordelig Inschrijving (EMVI) is vanaf 2004 mogelijk in aanbestedingen van de overheid. Opdrachtgevers, inschrijvers en onafhankelijke instanties gingen onlangs met elkaar in gesprek over de ontwikkeling van EMVI, en dan vooral in relatie tot duurzame ontwikkeling.
Dit resulteerde in een levendige en interessante discussie over het opstellen van criteria; het proces van aanbieden en beoordelen; EMVI in de realisatiefase en de toekomst van EMVI. Kortom: wat is er de afgelopen jaren geleerd en welke verbeteringen zien de partijen voor de komende tijd?
Ideale mix
Een ideale mix van opdrachtgevers en inschrijvers schoof begin deze maand bij elkaar aan tijdens de ronde tafelbijeenkomst van Search Consultancy. Vanuit de opdrachtgevers waren Rijkswaterstaat, ProRail en Rijksgebouwendienst aanwezig. Zij zaten zij aan zij met inschrijvers als Alliander, BAM Woningbouw, Strukton Integrale Projecten, Mourik Groot-Ammers, Mens-Zeist Bouw, Agmi Traffic en De Vries & van de Wiel kust- en oeverwerken. Ook aangeschoven: onafhankelijk kennisinstituut CROW.
Het grote plaatje
De verschillen tussen de deelnemers waren groot. Allemaal zijn zij op hun eigen manier met EMVI bezig. Maar het ging tijdens deze bijeenkomst ook veel meer om de dialoog. Gastheer Gert-Jan Vroege van Search Consultancy: “Het zou mooi zijn als we in de toekomst met een goede toepassing van EMVI het spel van aan- en verkoop kunnen ontstijgen. Als we ons op het grote plaatje van duurzame ontwikkeling gaan richten. EMVI is hiervoor een uitstekend instrument. Er is een aantal mooie ontwikkelingen gaande dat hieraan bijdraagt. Bij de nieuwe aanbestedingswet die per 1 januari ingaat, wordt EMVI in de basis verplicht.”
Grotere context
Harald Versteeg van Rijkswaterstaat heeft veel ervaring met EMVI: “Het gaat in eerste instantie om de eisen in de aanbesteding; EMVI-criteria zijn de kers op de taart. Wij ervaren EMVI al zeer waardevol. Sinds we ermee werken, krijgt duurzaamheid de aandacht die het verdient. Voor ons is EMVI een prima werkbaar instrument om duurzaamheid breed binnen projecten te verankeren.”
Siem Roetman van het onafhankelijke kennisplatform CROW: “Je merkt dat opdrachtgevers nu nog op verschillende niveaus met duurzaamheid en de criteria bezig zijn. Een grote overheid heeft vaak meer ervaring dan een kleine. Ik kan me voorstellen dat het voor inschrijvers lastig is om in te schatten wat er van hen verwacht wordt.” Jan Hartog van Mourik Groot-Ammers beaamt dit: “Het lijkt of opdrachtgevers en inschrijvers telkens opnieuw het wiel uit willen te vinden. Dit kost onnodig veel geld, tijd en energie.”
Waarom niet gebruik maken van de goede voorbeelden die er al zijn, en daar als opdrachtgever je eigen verwachtingen en wensen in verwerken. Paul Norbart namens ProRail: “De kunst is dan om iets wat subjectief is zo objectief mogelijk te vertalen naar een criterium. Heel selectief kijken wat je nodig hebt ook. Keuzes durven maken. En jezelf vervolgens de vraag stellen: wat heb ik hiervoor over? Ook die boodschap moet helder bij de inschrijvers overkomen. Anders krijg je uiteindelijk nog niet wat je verwacht.” Peter van der Have van BAM Woningbouw vult aan: “Het helpt ons ook als de criteria heel concreet gemaakt worden, wellicht door er voorbeelden bij te halen.” “Ik zie graag het grote plaatje. Het is voor inschrijvers ideaal als de criteria in een grotere context worden geplaatst. Zo ontstaat er beeld”, zegt Douwe Stellingwerf van Alliander.
10 gigabyte downladen
Voor inschrijvers is het gedachtegoed achter de aanbesteding niet altijd duidelijk bij ontvangst van het aanbestedingsdocument. Ton Thehu van De Vries & Van de Wiel kust en overwerken: “Soms moet ik wel 10 gigabyte downloaden. Daar is bij voorbaat al geen doorkomen aan.” Rogier Joosten van Strukton Integrale Projecten: “Er zit nog veel variatie in de manier van uitvragen. Die variatie moet beperkt blijven om de markt de kans te geven zich te verbeteren.” “Opdrachtgevers durven niet functioneel uit te vragen. Ik ben voorstander, want het geeft inschrijvers meer vrijheid in het aanbieden van hun oplossingen en die vrijheid werkt een betere match in de hand”, is de mening van Jan Hartog.
Opdrachtgevers zeggen op hun beurt ook open te staan voor de eigenheid van inschrijvers:
”Laat zien waar je het verschil kunt maken en wij zullen je innovaties belonen”, was de boodschap. Uit het gesprek bleek duidelijk hoeveel verschil er zit in intentie en de praktijk of de beleving. Dit is een duidelijk pleidooi voor meer dialoog en communicatie op dit thema. Douwe Stellingwerf van Alliander maakt zich bijvoorbeeld sterk voor de sociale factor van EMVI. “EMVI heeft een belangrijke taak bij het schoon en veilig maken van Nederland. En waarom zetten we hier dan niet meteen leerbedrijven voor in?”
Tenderkosten omlaag
Over naar het proces van aanbieden en beoordelen. “Maak vooral gebruik van elementen van Best Value Procurement”, is het advies van Jogchem Bagijn van Mens-Zeist Bouw B.V.. Deze benadering lijkt definitief door te breken in de Nederlandse aanbestedingspraktijk en stelt de tenderkosten flink naar beneden bij. Ook ProRail heeft ervaring en is voorstander. “Met prestatie-inkoop haal ik relevante expertise in huis en EMVI vormt een belangrijk onderdeel. Ik wil dat een inschrijver levert wat hij vooraf zegt dat hij gaat leveren. Daarom wil ik tijdens de aanbesteding het team spreken dat het traject gaat trekken. Zo bouw ik zekerheid in en worden aanbod en uitvoering dynamisch op elkaar afgestemd”, ervaart Paul Norbart.
En ook tijdens het proces van aanbieden en beoordelen moeten keuzes gemaakt worden. Als dat niet gebeurt, boet EMVI in aan kracht. Jan Hartog: “Ik wil als inschrijver kunnen scoren. Nu lijkt het alsof alle inschrijvers uit voorzichtigheid een soortgelijke beoordeling krijgen. Zo valt het onderscheid weg en gaat het uiteindelijk nog om de prijs. Dat effect wordt versterkt omdat de prijs nog steeds veruit de grootste weging krijgt. De EMVI-criteria zijn in de meeste gevallen hooguit 10%; dan schiet het niet op.” Ton Thehu: “Ik wil hier ook in alle openheid met mijn opdrachtgevers over kunnen praten. Deze dialoog wekt vertrouwen en zo bouw je ieder vanuit je eigen expertise en verwachtingen samen aan een goede invulling van de opdracht.”
En laten we wel wezen, stelt Harald Versteeg: “Negen van de tien EMVI-aanbestedingen verloopt vlekkeloos.” Inschrijvers toonden zich iets meer gematigd in hun oordeel: “Alles gaat nu nog vaak om de prijs, als innovatief en betrokken bedrijf wil ik graag een eerlijke kans. Bij aanbestedingen mag het niet om de beste marketingmachine draaien”, stelt Eric Janssen van Agmi Traffic.
Te veel op eigen spoor
Het voorproces is vaak tekenend voor EMVI in de realisatiefase. “Dat is een logische optelsom”, vindt Jeroen Oehler van Rijksgebouwendienst. “Als er in het voorproces onduidelijkheden zijn, dan klinken die door in de realisatiefase. Opdrachtgever en opdrachtnemer zitten ieder nog te veel op hun eigen spoor.” DBFMO-contracten zouden uitkomst kunnen bieden. Dan is een consortium van marktpartijen van begin tot eind verantwoordelijk en wordt er gewerkt in een geoliede trein.”
Rogier Joosten is het eens: “De duurzame doelstellingen in de EMVI-criteria worden binnen zo’n contract ook echt onze eigen doelstellingen. We maken dan andere keuzes, want dat ligt in ons belang.” Op de vraag van Gert-Jan Vroege (Search) of dat bij andere contractvormen ook mogelijk is , antwoorden de opdrachtnemers volmondig ‘nee’. Helaas moet hier nog een oplossing voor ontwikkeld worden. Voorlopig draait het om het nakomen van afspraken.
Jeroen Oehler (Rijksgebouwendienst) en Jan Hartog (Mourik Groot-Ammers): “Als een inschrijver zijn beloften niet nakomt, dan moet de opdrachtgever scherp en duidelijk zijn: een overeengekomen boeteclausule moet dan ook echt uitgevoerd worden.”
Waarde en transparantie
EMVI heeft nu vijf interessante jaren van groei achter de rug. Er is echter nog veel winst te behalen. Opdrachtgevers en inschrijvers filosofeerden er op los: vaker functioneel uitvragen; heldere tendervragen; total cost of ownership; minder focus op administratieve exercities; niet te snel op zoek naar de oplossingen, maar de afwegingen centraal laten staan; meer ruimte voor het proces en een integrale aanpak; een helder toekomstbeeld; meer gezond verstand; pre-kwalificeren; een transparant verdienmodel; meer innovatie; meer monitoring. Volgens de deelnemers allemaal opties om meer waarde en transparantie toe te voegen aan EMVI.
Prikkelen
Siem Roetman tekende voor de afsluiter van de avond: “EMVI moet tijdens het hele aanbestedingsproces blijven prikkelen: hoe blijven we elkaar van begin tot eind uitdagen om de meest economisch voordelige oplossingen in de hand te werken. Want aanbesteden is en blijft een dynamisch geheel. Door constant met elkaar in gesprek te gaan en deze kruisbestuiving ook in het contract onder te brengen, wordt het ondoorzichtige web tijdens aanbestedingen vanzelf doorzichtig. En hier ligt ieders behoefte. Dus inschrijvers: wees expliciet in de waarde die je kunt bijdragen. Opdrachtgevers: durf ook expliciet te gunnen op waarde. Opdrachtgevers en opdrachtnemers: communiceer op de juiste momenten open met elkaar.”
Siem Roetman van CROW: “Ga voor een transparant proces. Omschrijf nauwkeurig het hoe en waarom van de aanbesteding, dat biedt de inschrijvers houvast. Vervolgens moet er ook echt op waarde worden gegund.”
Tips vanuit de opdrachtgever
Hoe vinden we elkaar meer tijdens EMVI-aanbestedingstrajecten? Tips vanuit de opdrachtgever aan de inschrijvers:
- Harald Versteeg van Rijkswaterstaat: “Lift mee op successen. Stop met denken dat je altijd zelf het wiel moet uitvinden. En durf de dialoog met ons aan te gaan. Laat ons vooral weten wat we als opdrachtgever beter kunnen doen.”
- Paul Norbart van ProRail: “Denk heel goed na over wat je te bieden hebt en houd het simpel. En geloof me: creativiteit wordt wel gezien en beloond.”
- Jeroen Oehler van Rijksgebouwendienst: “Begin op tijd met de aanbesteding. Nu krijgen we op het laatste moment nog veel vragen. Dat is geen teken van een goede planning.”
Tips vanuit inschrijvers
De inschrijvers hebben de volgende tips aan de opdrachtgevers:
- Peter van der Have van BAM Woningbouw: “Er moeten betere richtlijnen komen. Ze dienen concreet te zijn.”
- Jan Hartog van Mourik Groot-Ammers BV: “Opdrachtgevers en inschrijvers moeten keuzes durven te maken. Ben niet terughoudend, maar durf uit te spreken wat tijdens deze aanbesteding belangrijk voor je is. En opdrachtgevers: durf meerwaarde te belonen.”
- Eric Janssen van Agmi Traffic: “Wij proberen als inschrijver niet direct door te schieten naar de oplossingen, maar kiezen ook weer niet voor een te hoog abstractieniveau. We stellen ons voor onze opdrachtgevers op als een consultant: we zijn niet bang voor de discussie en willen vooral meedenken.”
- Ton Thehu van De Vries & van de Wiel kust- en overwerken: “Er moet een betere communicatie komen. Een document met ruim tweehonderd vragen is simpelweg niet de juiste weg.”
- Douwe Stellingwerf van Alliander NV: “Vergeet nooit het sociale aspect, een wezenlijk onderdeel van EMVI. Kortom: meer aandacht voor Social Return On Investment.” Rogier Joosten van Strukton Integrale Projecten: “Vertrouw erop dat het mechanisme van levensduurdenken werkt. Zoek naar manieren om vanuit een gelijkwaardige positie met elkaar samen te werken.”
- Jogchem Bagijn van Mens-Zeist: “Leer van successen. En durf je kwetsbaar op te stellen. Kwetsbaar is zoveel sterker dan behoudend.