Auteur: Yuri Ramdhani
Het gemiddelde archief staat tegenwoordig niet meer in de kast, maar wordt digitaal opgeslagen en bijgehouden. Dit is een enorme efficiëntieslag voor veel bedrijven, maar het heeft ook een keerzijde: grip behouden op digitale documentenstromen is een grote uitdaging. Dit geldt zeker in sectoren als de bouw, techniek en offshore, waar informatiestromen vaak gecompliceerd zijn.
Ontbrekende of onjuiste informatie leidt voor bedrijven in deze sectoren ook al snel tot fouten en (extra) inspanningen om die fouten weer te herstellen. Studies tonen aan dat ruim zeven procent van de documentatie nooit meer wordt teruggevonden en onderzoek van CTB xRM laat zien dat, ondanks het gegeven dat faal- en herstelkosten in de techniek en bouw enorm hoog zijn, ongeveer één op de drie van deze bedrijven nog geen oplossing voor documentmanagement in gebruik hebben. Belangrijke rapporten, orders, contracten of andere projectdocumenten verdwijnen daardoor in een zwart gat.
Wetenschappers discussiëren al 40 jaar over wat er met de informatie over de fysieke toestand van de objecten gebeurt als ze in een zwart gat gevallen zijn. Er wordt gedacht dat alles wat in zwarte gaten valt direct door de enorme zwaartekracht uit elkaar getrokken wordt en nooit meer terugkomt. NewScientist verslaat in dit artikel dat het volgens Stephen Hawking iets gecompliceerder in elkaar steekt. Hij zei tijdens de Hawking Radiation Conference: “Ik denk dat informatie nooit in het binnenste deel van het zwarte gat terechtkomt, maar altijd in de buitenste schil, de waarnemingshorizon.” In zijn nieuwe theorie kan informatie vanaf deze horizon alsnog ontsnappen.
Zoeken en vinden van informatie
Voor degenen die zoekgeraakte projectdocumenten wil terugvinden, is dat buitengewoon goed nieuws. Als je heel erg je best doet, lang zoekt en geluk hebt, dan kunnen de inspanningen worden beloond. Hier staat wel een confronterend prijskaartje tegenover. De Amerikaanse overheid houdt hier gegevens over bij die door Athento op een rijtje zijn gezet. Als een bestand slecht gedocumenteerd is, dan bedragen de kosten om het document te vinden al snel tegen de 85 euro. Misschien een nog wel grotere kostenpost én ergernis is dat professionals, afhankelijk van de sector waarin gewerkt wordt, meer tijd aan het zoeken van informatie besteden dan aan het lezen en verwerken van die informatie. Het zoeken kan zelfs tot 40 procent meer tijd vergen.
Dat informatie toch uit een zwart gat kon komen, verkondigde Hawking al in 2004. Hoe dat werkte was nog een mysterie, maar Hawking denkt dat hij dat nu heeft opgelost. “De informatie keert wel terug, maar in een chaotische en onbruikbare vorm. Voor alle praktische doeleinden, is de informatie immers wel degelijk verloren gegaan.” Dit is minder goed nieuws voor degenen die de documenten weer uit een zwart gat of de waarnemingshorizon willen halen. Dit betekent dat het opnieuw gemaakt en opgeslagen moet worden. Athento becijferde dat de kosten hiervoor beginnen bij 15 euro, doorgaans 85 euro bedragen en maar ook kunnen oplopen tot zo’n 180 euro per document.
Geld en tijd verdwijnen in het zwart gat
Hawking heeft de aanval geopend op het idee dat je nooit uit een zwart gat kunt ontsnappen. Een zwart gat is dus zo zwart nog niet. En er blijkt ook nog eens iets te zijn als een waarnemingshorizon. Toch is voorkomen beter dan genezen. Want wat heb je eraan als je een projectdocument uit een zwart gat kunt halen, maar als de informatie onbruikbaar is geworden? Dan ben je nog steeds geld en tijd kwijt. Dat is dus het enige dat sowieso in het gat verdwijnt. Zorg er daarom voor dat je documenten goed gemanaged zijn om te voorkomen dat kostbare energie opnieuw besteed moet worden. Hoe je daarvoor zorgt en welke valkuilen je onderweg tegenkomt, dat kun je lezen in het eBook van CTB xRM: Documentmanagement in de bouw, techniek en offshore.
Auteur: Yuri Ramdhani, commercieel manager CTB xRM