Schoorvoetend was de sector op de goede weg met de Marktvisie. Zeker bij het Rijksvastgoedbedrijf, waar zelfs een programmateam actief is op dit thema. Maar de coronacrisis zet de boel behoorlijk op zijn kop. Wat zijn de geleerde lessen en - nu we vaak thuiswerken - wat nu?
We gaan te rade bij Jan Mutsaers, projectmanager bij het Rijksvastgoedbedrijf (RVB) en tevens lid van het Programmateam Marktvisie. De in 2016 gestarte campagne - om de grote publieke opdrachtgevers en de markt effectiever te laten samenwerken - was net lekker op dreef, maar vraagt nog wel om een actieve en vooral brede toepassing. Of in de woorden van Mutsaers: “Hoe zorg je ervoor dat de Marktvisie beklijft en dat mensen zich aangesproken voelen, mee gaan doen en er iets aan overhouden?”
Neerlands Diep
Een belangrijke bijdrage aan het samenwerken à la Marktvisie komt volgens Mutsaers van het netwerk Neerlands Diep. Daarbij spreken projectmanagers van diverse grote opdrachtgevers (RVB, Rijkswaterstaat, ProRail, grote gemeenten) elkaar over dezelfde soort vraagstukken. Mutsaers: “Dat droeg ertoe bij dat je ook aan andere tafels, bijvoorbeeld met opdrachtnemers, een vraagstuk aan de orde kunt stellen zonder dat je meteen de belangen schaadt. Als je die techniek en vaardigheid beheerst én het lef hebt om die vraagstukken aan de orde te stellen, kom je met elkaar een stap verder.”
Lastig, want bij onderwerpen als samenwerking en vertrouwen gaat het heel vaak over de fysieke relatie, aldus Mutsaers (foto rechts). “Dat begint toch meestal als mensen met elkaar aan tafel het gesprek aangaan. Elkaar durven aan te spreken en vragen ‘Wat vind jij er nou van?’ en ‘Hoe gaan we met elkaar om in een project?’. Het zijn vaak kleine dingen. Durf je elkaar dingen te vertellen en hoe begint dat? Meestal met een kopje koffie en het uitwisselen van goede bedoelingen.”
Behendigheid
“Vervolgens zoek je naar iets wat gezamenlijk is en naar welke taal je samen hebt. Of dat nou een passie voor het bouwen is, of dat je af en toe gezamenlijk op de racefiets zit. Dat is elke keer weer anders en je hoeft ook echt niet iedereen leuk te vinden. Het gaat aan de ene kant over respect en een bepaald vertrouwen. Aan de andere kant is het zoeken en kijken naar waar je samen voor staat.”
“Je moet samen bezig zijn om met een gerichte inspanning tot een goed resultaat te komen. Als je dat wat vaker doet, krijg je er behendigheid in en weet je dat je op zoek moet gaan naar de belangen van de ander. Daar kom je meestal wel doorheen met elkaar en dan komt er een fase dat je dat moet gaan uitdragen en onderhouden.”
Die eerste hobbel is echter meestal de belangrijkste, aldus Mutsaers. Zoek je elkaar op of ga je met elkaar in een stelling zitten en elkaar bevechten vanuit het contract of vanuit het vermeende gelijk? Dat vraagt wel lef, vindt Mutsaers, en je moet elkaar liggen. “Je moet met elkaar het gesprek voeren en zaken met elkaar delen die met de deur open niet verteld kunnen worden. Je zoekt kortom naar waar het jou raakt en waar het de ander raakt.”
Taai gesprek
Natuurlijk gaat dit niet vanzelf en beheerst niet iedereen dit spel. “Als je heel veel vervelende ervaringen hebt meegemaakt en je weet niet of het aan jezelf ligt of aan de ander, vormt dat je wel. En als jij vindt dat een opdrachtgever altijd gelijk heeft en je zet jezelf in die rol, wordt het een taai gesprek. Dat geldt ook als je altijd vindt dat alle opdrachtnemers ‘boeven’ zijn.”
Hoe dan ook, met elkaar in gesprek blijven is de sleutel. Mutsaers: “Wat eerder misschien vrijblijvend was, wordt nu een morele verplichting naar elkaar. Elke keer dat je elkaar niet opzoekt, gaat er weer een dag voorbij. Je moet dat ook leuk vinden. Het is ook spannend en je weet niet altijd of het lukt. Als er dan toch een keer een conflict ontstaat - en of dat nou klein of groot is, maakt niet uit - is dat het moment dat je weer met elkaar op de koffie moet.”
Contractvorm
Op de vraag in hoeverre de contractvorm hierbij belangrijk is, antwoordt Mutsaers uiteindelijk dat hij de overtuiging heeft dat samenwerken niet in regels is te vatten. “Het contract is misschien wel net zo belangrijk als een goede set mensen, maar hoe weet je dat het een goede set mensen is? Wie beoordeelt dat? Waarschijnlijk kom je daar pas in de loop van het proces achter. En als je het weet, kan het nog alle kanten uit gaan. Uiteindelijk gaat het erom dat mensen datgene doen wat ze afgesproken hebben te doen. Waarbij je iedereen in zijn sterkte kunt zetten. Is een contractvorm dan leidend? Ik geloof het niet.”
“In verschillende PPS-aanbestedingen (publiek-private samenwerking, red.) hebben we geprobeerd om te kijken hoe we de samenwerking kunnen verankeren in een contract. Regels over samenwerken klinken misschien boterzacht, maar het is eigenlijk best hard. Dat je elkaar opzoekt en met elkaar bespreekt wat er wel of niet gelukt is. Bovendien: als het allemaal fluitend gaat, is het ook de vraag of dat wel klopt.”
“Het is ook heel ingewikkeld welke regels je over samenwerken zou moeten opschrijven. Stel dat je iets niet opschrijft. Wat houdt je dan tegen om het er toch met elkaar over te hebben? En te kijken naar wat de ander nodig heeft om goed te presteren? Het is al moeilijk genoeg om op te schrijven wat voor gebouw we precies willen hebben. Ik geloof daarom uiteindelijk niet in de ultieme blauwdruk. Bekijk hooguit of je per project een goede set voorwaarden hebt.”
Inslaande raket: COVID-19
Sinds maart 2020 is alles anders. Het is “ongelofelijk ingewikkeld om gedragsverandering op afstand met elkaar te bespreken”, aldus Mutsaers. “We hadden evenementen gepland, waarbij je op locatie echt met elkaar in gesprek zou gaan en dan slaat er ineens een raket in. We denken er nu over hoe we 2020 verder gaan invullen.
“Ondertussen zie je dat onze programma’s en projecten gewoon doorrollen. Alleen komen we elkaar minder tegen, met als gevolg dat je veel belangrijke gesprekken mist. Hoe doe jij het nou? Of waar loop jij tegenaan? Maar ook de gesprekken met de opdrachtnemers of gebruikers. Op afstand mis je toch nuances en kun je elkaar niet even in de ogen kijken. Daar voelen sommigen zich ongemakkelijk bij. We moeten gaan faciliteren dat de mensen wel goed kunnen overleggen.”
Foto boven (Rijksvastgoedbedrijf /Erik Jansen): Jan Mutsaers werkte van 2009 tot 2016 aan de realisatie van het Gerechtsgebouw Breda, dat op 17 september 2018 werd geopend. Het uiterst duurzame pand (A++) huisvest het Arrondissementsparket, de Raad voor de Kinderbescherming en Rechtbank Zeeland-West-Brabant.
Foto onder (Rijksvastgoedbedrijf /Levien Willemsen): Mutsaers werkt momenteel aan de tijdelijke huisvestiging van de Tweede Kamer, zoals dit gebouw in Den Haag (voormalig ministerie van Buitenlandse Zaken).
Tekst: Ysbrand Visser
Dit artikel is ook te lezen in Duurzaam Gebouwd Magazine #48, dat op 2 oktober is verschenen. Lees hier gratis het hele magazine.