Wat je ook in een contract vastlegt, bespreek aan het begin duidelijk elkaars verwachtingen. Wat wordt er precies bedoeld met de afspraken op papier? In deze serie verkennen drie deskundigen dit aan de hand van de thema’s juridisch, proces en houding & gedrag. In deze derde aflevering: de contractfase; eerder lag de focus op de initiatieffase (1) en de aanbestedingsfase (2).
Contractfase: wat zijn ieders belangen?
De weg naar een geslaagde samenwerking begint volgens Brouwer vooral met een ijkmoment tijdens de projectstartup (PSU). Brouwer: “Neem daarbij samen het contract goed door en bespreek wat je precies hebt bedoeld als opdrachtgever. Neem daar echt goed de tijd voor. Ik krijg er wel vaak weke knieën van als er in die PSU wordt gesproken over een gezamenlijk doel. Heb je dan hetzelfde doel? Nee, je doel is dat ieder zijn eigen doel bereikt. De opdrachtgever wil het project realiseren binnen het budget en de planning en de opdrachtnemer wil het ook realiseren om geld te verdienen. Daar moet je vooral niet omheen draaien. Dus de allereerste, belangrijke stap is: wat zijn ieders belangen?”
Trechter
“Vergeet niet”, vervolgt Brouwer, “dat de opdrachtgever het hele project, na soms wel een voorbereiding van tien jaar, in een paar maanden door het trechtertje van de aanbesteding drukt. En daarin moet de opdrachtnemer zich de hele materie eigen maken en ook nog een prijs afgeven. Als opdrachtgever weet je meestal wel ongeveer wat het moet gaan kosten. Als je op de laagste prijs wilt selecteren, zorg er dan voor dat je scope volkomen helder is en besef hoe je het spel moet gaan spelen. Ga echter liever niet op het scherp van de snede zitten. Een faire prijs scheelt een hoop chagrijn.”
“Aan het begin van de samenwerking is het vervolgens superhandig om van elkaar te weten hoe reëel de prijs is. Als het een heel scherpe prijs is, kun je gedoe verwachten. Je moet dan als opdrachtgever niet lopen zeuren als de aannemer alleen het minimale doet en zoekt naar meerwerk. Daar heb je zelf om gevraagd. Je hebt niet voor het beste gekozen, maar voor het goedkoopste.”
“Vraag dus aan de aannemer of hij denkt hieraan geld te kunnen verdienen. Dan komt er vanzelf wel uit wat nog spannend is. Neem dat echter niet voor kennisgeving aan. Als je weet waar het spannend gaat worden, kun je elkaar juist helpen. Je zit er samen in.”
“Je moet dan wel duidelijk zijn, beslissingen durven nemen en zelf voor de consequenties staan. Dat ontbreekt echter vaak: men wil graag vriendjes blijven. Je kunt elkaar echt wel de waarheid zeggen, streng zijn voor elkaar en toch vriendjes blijven. Duidelijk zijn naar elkaar toe helpt daar zelfs bij.”
Wurggreep
De vraag is dan, als het project eenmaal loopt, hoe je omgaat met tegenslagen, zoals vertraging. Brouwer: “De aannemer moet op tijd aan de bel trekken, maar dat gebeurt meestal niet. Er wordt mooi weer gespeeld. De opdrachtgever heeft die info wel op tijd nodig en moet dan zelf ook niet blijven wachten. Dat gebeurt ook vaak. De aannemer speelt mooi weer, de opdrachtgever pakt niet door. Zo houden ze elkaar in de tang of zelfs in een wurggreep met hobbels en strijd. Het is daarom zo belangrijk om aan het begin duidelijk te zijn en te weten wat je wilt.”
Wat zijn andere oorzaken van een samenwerking die spaak loopt? Brouwer: “Vaak is het de druk, het vele papierwerk of dingen doen waarbij het lastig is wat je ervan moet vinden of wie er wat van moet vinden. Het is dan essentieel om je kwetsbaar op te stellen en elkaar te vertellen wat je niet weet en wanneer je de info van de ander nodig hebt. Zeg niet: ‘Jullie hebben het werk aangenomen, regel het dan ook maar’. Dan sla je het meteen al dood en werp je als opdrachtgever een enorme barrière op om met vragen te komen. Creëer juist een sfeer waarin alles bespreekbaar is.”
Spiegel
“Houding en gedrag lijken een extra middel in die processen, maar het moet uit de mensen zelf komen”, vindt Brouwer. “Je kunt niet afdwingen dat de ander een bepaalde houding vertoont. Geef zelf het goede voorbeeld. Kijk in de spiegel, vraag jezelf af hoe je moet handelen om het gewenste gedrag bij die ander uit te lokken en stel hardop de vraag hoe je zelf graag behandeld wilt worden.”
Heeft de Marktvisie wat dat betreft voldoende gebracht? Brouwer denkt lang na: “Soms moet je de dingen gewoon doen in plaats van ze op te schrijven in visies en manifesten. Zo vind ik dat we het met z’n allen nog steeds te houterig aanpakken. Kijk maar eens hoe ze dat in het gewone bedrijfsleven doen. Als je een brood koopt, zeur je ook niet over de laatste procenten, waarom doe je dat in je werk wel? Ik probeer er anders naar te kijken. Het gaat vooral om het vertrouwen in elkaar, zoals dat ook zit opgesloten in de nieuwe bouwteamovereenkomst DG 2020. Stiekem zijn opdrachtgevers en aannemers toch dezelfde types, alleen zijn ze aan de andere kant van het speelveld beland, mét dezelfde hobby: ze vinden het mooi om civiele projecten te realiseren”, besluit Brouwer.
Edwin van Dijk
Construct Advocaten
(perspectief: juridisch)
“Beide partijen hebben ieder hun eigen doel bij de samenwerking. Een punt dat zeker aandacht verdient. Meestal wordt van de aannemer verwacht dat hij zich voldoende in het doel van de opdrachtgever verdiept. Als het gaat om een juiste beantwoording van de uitvraag is dat zeker belangrijk. Tegelijkertijd is het een regel dat partijen met elkaars redelijke belangen rekening moeten houden. Vanuit dat perspectief mag best erkend worden dat een aannemer kostenefficiënt wil bouwen, een werk wil opleveren en daar ook nog wat aan wil overhouden. Als beide partijen met open vizier werken, ligt ook de drempel lager om bijvoorbeeld kostenverhogende omstandigheden bespreekbaar te maken, te kijken bij wie het risico ligt en te bepalen wat vervolgens de juiste oplossing is. Daarbij komt het ook aan op heldere verslaglegging. Daarin moet eigenlijk voortdurend aandacht zijn voor prijs, tijd en kwaliteit. Als een dossier eenmaal op mijn bureau is beland, kun je vaak aan de wijze van verslaglegging al zien of een project minder goed of juist goed is verlopen. Dat laatste is vaker het geval als er gedurende de bouw consequent over prijs, tijd en kwaliteit is gesproken. En … dus ook of partijen een beetje met elkaars doelen rekening hebben gehouden.”
Chantal Schrijver
TAUW
(perspectief: proces)
“Het artikel sluit af met een belangrijke boodschap: we hebben meer gemeenschappelijk dan we vaak denken. Probeer die gemeenschappelijkheid te vinden en in te zetten om je doel te halen en verplaats je daarbij eens in de positie van de ander. Welke opdrachtgever wordt nou blij van een ‘zesje’ op zijn project en een partner die onder kostprijs werkt? Andersom geldt hetzelfde: welke opdrachtnemer wordt blij van het blijven zoeken naar meerwerk of gaten in het contract en ondermaatse prestaties waar je niet trots op bent? Ik ben ervan overtuigd dat het denken in kosten en prijssturing een grote bron is van stroef lopende samenwerkingen, ondermaatse bouwkwaliteit en afnemend werkplezier. Laten we vaker projecten uitvoeren vanuit waarden, kwaliteit en trots. Dat is niet soft, dat is professioneel samenwerken.
Het aanbestedingsproces kan prima zo ingericht worden dat de beste partij wint, met een nette prijs die binnen de raming van opdrachtgever valt. Ook in de contractperiode zijn er veel handvatten om prettig samen te werken, elkaar niet onnodig op te drijven of op kosten te jagen. Alles staat of valt met een goed overdachte contractvoorbereiding, waarin voldoende speelruimte is opgenomen voor de aanbesteding en de contractperiode ten gunste van een soepele samenwerking en voor beide partijen een resultaat om trots op te zijn.”
Lees in deze serie ook deel 1: Initiatieffase: transparantie en de moraal van samenwerken
en deel 2: Aanbestedingsfase: samenwerking begint ruim voor gunning.