Speelruimte in bouwprojecten (3)

timer7 min
Speelruimte in bouwprojecten (3)

Wat je ook in een contract vastlegt, bespreek aan het begin duidelijk elkaars verwachtingen. Wat wordt er precies bedoeld met de afspraken op papier? In deze serie verkennen drie deskundigen dit aan de hand van de thema’s juridisch, proces en houding & gedrag. In deze derde aflevering: de contractfase; eerder lag de focus op de initiatieffase (1) en de aanbestedingsfase (2).

Contractfase: wat zijn ieders belangen?

Speelruimte in bouwprojecten (3)Het is een goede grap aan het begin van een gesprek met Peter Brouwer (RO-ADviseurs, foto rechts). Hij rolde bij toeval in het vakgebied, nadat hij werd gevraagd als ‘contractmanager kunstwerken’. Hij moest toen nog ontdekken dat die werken niet aan de muur hangen. Inmiddels is hij als contractmanager in de gww gepokt en gemazeld en weet goed hoe hij een contract en de samenwerking van twee partijen moet ontrafelen.

De weg naar een geslaagde samenwerking begint volgens Brouwer vooral met een ijkmoment tijdens de projectstartup (PSU). Brouwer: “Neem daarbij samen het contract goed door en bespreek wat je precies hebt bedoeld als opdrachtgever. Neem daar echt goed de tijd voor. Ik krijg er wel vaak weke knieën van als er in die PSU wordt gesproken over een gezamenlijk doel. Heb je dan hetzelfde doel? Nee, je doel is dat ieder zijn eigen doel bereikt. De opdrachtgever wil het project realiseren binnen het budget en de planning en de opdrachtnemer wil het ook realiseren om geld te verdienen. Daar moet je vooral niet omheen draaien. Dus de allereerste, belangrijke stap is: wat zijn ieders belangen?”

Trechter

“Vergeet niet”, vervolgt Brouwer, “dat de opdrachtgever het hele project, na soms wel een voorbereiding van tien jaar, in een paar maanden door het trechtertje van de aanbesteding drukt. En daarin moet de opdrachtnemer zich de hele materie eigen maken en ook nog een prijs afgeven. Als opdrachtgever weet je meestal wel ongeveer wat het moet gaan kosten. Als je op de laagste prijs wilt selecteren, zorg er dan voor dat je scope volkomen helder is en besef hoe je het spel moet gaan spelen. Ga echter liever niet op het scherp van de snede zitten. Een faire prijs scheelt een hoop chagrijn.”

“Aan het begin van de samenwerking is het vervolgens superhandig om van elkaar te weten hoe reëel de prijs is. Als het een heel scherpe prijs is, kun je gedoe verwachten. Je moet dan als opdrachtgever niet lopen zeuren als de aannemer alleen het minimale doet en zoekt naar meerwerk. Daar heb je zelf om gevraagd. Je hebt niet voor het beste gekozen, maar voor het goedkoopste.”

“Vraag dus aan de aannemer of hij denkt hieraan geld te kunnen verdienen. Dan komt er vanzelf wel uit wat nog spannend is. Neem dat echter niet voor kennisgeving aan. Als je weet waar het spannend gaat worden, kun je elkaar juist helpen. Je zit er samen in.”
“Je moet dan wel duidelijk zijn, beslissingen durven nemen en zelf voor de consequenties staan. Dat ontbreekt echter vaak: men wil graag vriendjes blijven. Je kunt elkaar echt wel de waarheid zeggen, streng zijn voor elkaar en toch vriendjes blijven. Duidelijk zijn naar elkaar toe helpt daar zelfs bij.”

Wurggreep

De vraag is dan, als het project eenmaal loopt, hoe je omgaat met tegenslagen, zoals vertraging. Brouwer: “De aannemer moet op tijd aan de bel trekken, maar dat gebeurt meestal niet. Er wordt mooi weer gespeeld. De opdrachtgever heeft die info wel op tijd nodig en moet dan zelf ook niet blijven wachten. Dat gebeurt ook vaak. De aannemer speelt mooi weer, de opdrachtgever pakt niet door. Zo houden ze elkaar in de tang of zelfs in een wurggreep met hobbels en strijd. Het is daarom zo belangrijk om aan het begin duidelijk te zijn en te weten wat je wilt.”

Wat zijn andere oorzaken van een samenwerking die spaak loopt? Brouwer: “Vaak is het de druk, het vele papierwerk of dingen doen waarbij het lastig is wat je ervan moet vinden of wie er wat van moet vinden. Het is dan essentieel om je kwetsbaar op te stellen en elkaar te vertellen wat je niet weet en wanneer je de info van de ander nodig hebt. Zeg niet: ‘Jullie hebben het werk aangenomen, regel het dan ook maar’. Dan sla je het meteen al dood en werp je als opdrachtgever een enorme barrière op om met vragen te komen. Creëer juist een sfeer waarin alles bespreekbaar is.”

Spiegel

“Houding en gedrag lijken een extra middel in die processen, maar het moet uit de mensen zelf komen”, vindt Brouwer. “Je kunt niet afdwingen dat de ander een bepaalde houding vertoont. Geef zelf het goede voorbeeld. Kijk in de spiegel, vraag jezelf af hoe je moet handelen om het gewenste gedrag bij die ander uit te lokken en stel hardop de vraag hoe je zelf graag behandeld wilt worden.”

Heeft de Marktvisie wat dat betreft voldoende gebracht? Brouwer denkt lang na: “Soms moet je de dingen gewoon doen in plaats van ze op te schrijven in visies en manifesten. Zo vind ik dat we het met z’n allen nog steeds te houterig aanpakken. Kijk maar eens hoe ze dat in het gewone bedrijfsleven doen. Als je een brood koopt, zeur je ook niet over de laatste procenten, waarom doe je dat in je werk wel? Ik probeer er anders naar te kijken. Het gaat vooral om het vertrouwen in elkaar, zoals dat ook zit opgesloten in de nieuwe bouwteamovereenkomst DG 2020. Stiekem zijn opdrachtgevers en aannemers toch dezelfde types, alleen zijn ze aan de andere kant van het speelveld beland, mét dezelfde hobby: ze vinden het mooi om civiele projecten te realiseren”, besluit Brouwer.

Speelruimte in bouwprojecten (3)

Edwin van Dijk

Construct Advocaten

(perspectief: juridisch)

“Beide partijen hebben ieder hun eigen doel bij de samenwerking. Een punt dat zeker aandacht verdient. Meestal wordt van de aannemer verwacht dat hij zich voldoende in het doel van de opdrachtgever verdiept. Als het gaat om een juiste beantwoording van de uitvraag is dat zeker belangrijk. Tegelijkertijd is het een regel dat partijen met elkaars redelijke belangen rekening moeten houden. Vanuit dat perspectief mag best erkend worden dat een aannemer kostenefficiënt wil bouwen, een werk wil opleveren en daar ook nog wat aan wil overhouden. Als beide partijen met open vizier werken, ligt ook de drempel lager om bijvoorbeeld kostenverhogende omstandigheden bespreekbaar te maken, te kijken bij wie het risico ligt en te bepalen wat vervolgens de juiste oplossing is. Daarbij komt het ook aan op heldere verslaglegging. Daarin moet eigenlijk voortdurend aandacht zijn voor prijs, tijd en kwaliteit. Als een dossier eenmaal op mijn bureau is beland, kun je vaak aan de wijze van verslaglegging al zien of een project minder goed of juist goed is verlopen. Dat laatste is vaker het geval als er gedurende de bouw consequent over prijs, tijd en kwaliteit is gesproken. En … dus ook of partijen een beetje met elkaars doelen rekening hebben gehouden.”

Speelruimte in bouwprojecten (3)

Chantal Schrijver

TAUW

(perspectief: proces)

“Het artikel sluit af met een belangrijke boodschap: we hebben meer gemeenschappelijk dan we vaak denken. Probeer die gemeenschappelijkheid te vinden en in te zetten om je doel te halen en verplaats je daarbij eens in de positie van de ander. Welke opdrachtgever wordt nou blij van een ‘zesje’ op zijn project en een partner die onder kostprijs werkt? Andersom geldt hetzelfde: welke opdrachtnemer wordt blij van het blijven zoeken naar meerwerk of gaten in het contract en ondermaatse prestaties waar je niet trots op bent? Ik ben ervan overtuigd dat het denken in kosten en prijssturing een grote bron is van stroef lopende samenwerkingen, ondermaatse bouwkwaliteit en afnemend werkplezier. Laten we vaker projecten uitvoeren vanuit waarden, kwaliteit en trots. Dat is niet soft, dat is professioneel samenwerken.
Het aanbestedingsproces kan prima zo ingericht worden dat de beste partij wint, met een nette prijs die binnen de raming van opdrachtgever valt. Ook in de contractperiode zijn er veel handvatten om prettig samen te werken, elkaar niet onnodig op te drijven of op kosten te jagen. Alles staat of valt met een goed overdachte contractvoorbereiding, waarin voldoende speelruimte is opgenomen voor de aanbesteding en de contractperiode ten gunste van een soepele samenwerking en voor beide partijen een resultaat om trots op te zijn.”

Lees in deze serie ook deel 1: Initiatieffase: transparantie en de moraal van samenwerken
en deel 2: Aanbestedingsfase: samenwerking begint ruim voor gunning.

Zoek verder binnen deze onderwerpen

Gerelateerde artikelen, events & downloads

c21 c225 c283
‘Het geïntegreerde contract is nog lang niet afgeschreven’

‘Het geïntegreerde contract is nog ...

22 jul om 10:01 uur
timer 3 min

Hebben geïntegreerde contracten nog bestaansrecht in een aannemers-markt? “Meer dan ooit”, vinden ...

Lees verder »

c21 c225 c267 c283
Bereken met dit stappenplan de levensduurkosten van een toekomstbestendig gebouw

Bereken met dit stappenplan de levensduurkosten ...

11 jul om 10:01 uur
timer 11 min

Om voor toekomstbestendige gebouwen een verantwoorde en duurzame investeringsbeslissing te kunnen nemen, is het ...

Lees verder »

c21 c225 c269 c283
Samenwerking in bouw & infra fundamenteel gewijzigd

Samenwerking in bouw & infra fundamenteel ...

2 jun om 16:01 uur
timer 7 min

Het was afgelopen week exact twee jaar geleden dat een expertgroep van Duurzaam Gebouwd de Modelovereenkomst Bouwteam ...

Lees verder »

c21 c225 c261 c283
Smart contracts in gebouwonderhoud

Smart contracts in gebouwonderhoud

27 mei om 09:01 uur
timer 6 min

In een pragmatisch verhaal over smart contracts en gebouwonderhoud, schrijft smart buildings-expert Wilfred van ...

Lees verder »

c21 c225 c283
‘Praten en afstemmen is ook je werk’

‘Praten en afstemmen is ook je werk’

18 mei om 11:01 uur
timer 7 min

Ruim vier jaar lang zette het ingenieursbureau van de gemeente Zaanstad de ramen wijd open. Door een transparante, ...

Lees verder »

c21 c135 c225 c283
Duurzaamheid en gebiedsgericht werken bij verbetering 7 kunstwerken

Duurzaamheid en gebiedsgericht werken bij verbetering ...

16 mei om 10:01 uur
timer 5 min

Hoe pak je bij de verbetering van sluizen ook thema’s aan als duurzaamheid en gebiedsgericht werken en let ...

Lees verder »

c21 c225 c283
Hoe kun je bouwgeschillen voorkomen en oplossen?

Hoe kun je bouwgeschillen voorkomen en oplossen?

9 mei om 10:01 uur
timer 3 min

Met de juiste voorwaarden in een bouwcontract leg je de basis voor een succesvol project. De advocaten van Bird ...

Lees verder »

c21 c135 c185 c225 c283
Door kwalitatief uit te vragen geeft Eindhoven richting

Door kwalitatief uit te vragen geeft Eindhoven ...

28 apr om 15:01 uur
timer 3 min

De gemeente Eindhoven wil duurzaam bouwen nadrukkelijk stimuleren door een goede uitvraag in aanbestedingen. Dat ...

Lees verder »

c21 c225 c261 c283
Levensduurkosten: obstakels en kansen

Levensduurkosten: obstakels en kansen

25 apr om 15:01 uur
timer 8 min

We zeggen graag dat we goed doordacht ontwerpen en toekomstbestendige gebouwen realiseren. Toch kennen we allemaal ...

Lees verder »

c21 c140 c168 c225 c265 c283
Advocatenkantoor Bird & Bird nieuwe partner Duurzaam Gebouwd

Advocatenkantoor Bird & Bird nieuwe partner ...

18 mrt om 15:01 uur
timer 7 min

Het in Den Haag en Amsterdam gevestigde internationale advocatenkantoor Bird & Bird ondertekende deze week ...

Lees verder »

c21 c140 c225 c283
De winst van circulariteit in de infra

De winst van circulariteit in de infra

11 mrt om 14:01 uur
timer 3 min

Bij een IT-dienst of een gebouw is as-a-service niet meer onbekend, maar hoe doe je dat in de infra? Dura Vermeer ...

Lees verder »

c21 c225 c283
Handreiking Bouwteams goed ontvangen

Handreiking Bouwteams goed ontvangen

2 mrt om 13:01 uur
timer 3 min

Eind vorig jaar verscheen het boek Handreiking Bouwteams. Hoe is het sindsdien vergaan met deze handreiking, vroegen ...

Lees verder »

Reactie plaatsen

keyboard_arrow_up