Door zachte en harde waarden aan elkaar te verbinden krijgt de NS verse inzichten over de verbetering van het binnenklimaat. Medewerkers maken onderdeel uit van het projectteam, dat zich richt op meer werkplezier en gezondheid. “Dit geeft een nieuwe definitie aan het woord samenwerking.”
Het bijzondere project begon met een relatief eenvoudige vraag. “We wilden zicht krijgen op het temperatuurverloop in de grote hal in Watergraafsmeer, waar monteurs werken aan het technisch onderhoud van treinen”, aldus projectmanager Jan Malestein bij de NS. “We kregen al eerder meldingen binnen over instralend zonlicht en het binnenklimaat.
Ons uitgangspunt was om een compleet beeld te krijgen van de mogelijkheden om een duurzamer en gezondere binnenklimaat te creëren. Daarbij wilden we NS-medewerkers meenemen in het proces, om de optimalisatieslag effectiever te maken en het creëren van draagvlak. Deze vraag hebben we neergelegd bij onze contactpersoon Ewout Reinders van Strukton Worksphere, die voorstelde om haeppey in te zetten als hulpmiddel.”
Haeppey
Haeppey is een instrument dat de invloed van gebouwen meetbaar, inzichtelijk en zichtbaar maakt. Draadloze sensoren meten de luchtvochtigheid, de temperatuur, het CO2-niveau, de lichtsterkte en het geluidsniveau. Dit inzicht maakt het mogelijk aantoonbaar en gericht te werken aan het werkplezier en de gezondheid van gebruikers.
Om dit verduurzamingstraject in goede banen te leiden werd ingezet op de uitwerking van drie verschillende sporen: harde data, gezondheid en communicatie. Allereerst was het noodzakelijk om inzicht te krijgen in harde waardes, door een twintigtal sensoren te plaatsen en te koppelen aan een intelligent instrumentarium: haeppey.
“Met haeppey maken we de invloed van gebouwen op gebruikers inzichtelijk en koppelen we er optimalisaties aan op het vlak van beleving, gezondheid en procesverbetering”, aldus Marc Kooij van haeppey. “Om die verbeterroutes te bepalen hebben we informatie nodig over elementen als licht, luchtvochtigheid, akoestiek, temperatuur en CO2.”
Waarde van data
Door onderlinge verbanden te leggen tussen de elementen komt de waarde van deze data scherper naar voren. “Die informatie maakt je wijzer en geeft je data die je bijvoorbeeld kunt gebruiken om je voor te bereiden op een winter- of zomerseizoen”, weet Malestein. “Daarnaast kwamen er zaken naar voren die we niet hadden voorzien. Zo bleek dat er in de nacht een relatief hoog geluidsniveau waarneembaar was in de hal, afkomstig van een airco op een trein. Hoewel die in feite niet kan worden toegewezen als een gebouw-technische installatie, verschaft het je wel inzicht, waar je vervolgens mee aan de slag kunt.”
De waardevolle informatie die door haeppey werd geleverd, stond in directe verbinding met het tweede spoor in het drieluik: gezondheid. Op basis van enquêtes en interviews werd informatie verkregen over zachte waarden, bijvoorbeeld over hoe de werkplekervaring is.
“Om een zo compleet mogelijk beeld te krijgen, hebben we hiervoor vragenlijsten online beschikbaar gesteld met onder andere algemene vragen over NS, werkplekbeleving en de eigen gezondheidssituatie”, aldus Sven Evertz van haeppey.
“Aan het einde van iedere dienst werd aangegeven wat de gevoelsbeleving van de binnentemperatuur is. We combineren de zachte en harde waarden met elkaar om tot een mogelijke conclusie te komen, waar we vervolgens op kunnen acteren in het kader van predictive maintenance (het voorspellen van onderhoudsmomenten) of optimalisatie”, vult Malestein aan.
“Belangrijk is dat je inzichtelijk maakt wat de gebouwgebonden issues zijn en welke kenmerken je schaart onder het kopje gezondheid. Door die twee samen te voegen, krijg je een gecombineerde aanpak en daarin schuilt de kracht van de systematiek.”
Draagvlak creëren
De aanpak werkt door het meenemen, vanaf het prille begin van de verduurzaming, van alle medewerkers in de communicatie en uitvoering. “Dat advies kan ik iedere opdrachtgever meegeven”, vertelt Malestein. “Zorg ervoor dat je niet alleen draagvlak creëert voor je project, maar dat je ook actief de mensen opzoekt die met hun voeten in de klei staan. Die het verschil in klimaat gaan merken en die daar ook iets van vinden. Als je mensen niet meeneemt, dan is het nog maar de vraag of je investering gaat renderen. Kies er daarom voor om alle belanghebbenden vanaf het startschot te betrekken in je plannen.”
Om die aanpak solide te maken, werd een communicatietraject ingezet. Binnen dit derde en laatste spoor was onderlinge afstemming essentieel. Niet alleen aan de voorkant van het proces, maar gedurende het complete verduurzamingstraject. “We zijn vóór de zomer van 2019 met elkaar in gesprek gegaan”, aldus Evertz. “Gezamenlijk hebben we probleem- en doelstellingen omschreven en definieerden we te behalen resultaten.”
Bijzonder aan deze gesprekken was dat ze niet alleen plaatsvonden in de bestuurskamer. “We wilden juist de mensen aan tafel hebben die straks de vruchten plukken van de verduurzaming”, geeft Malestein aan. “Vanzelfsprekend vragen medewerkers zich af wat de optimalisatie van het gebouw betekent voor hun functioneren en hoe zij daarvan profiteren. Door mensen bij het proces te betrekken, creëer je draagvlak en kom je tot waardevolle inzichten.”
Actief meedenken en meedoen
Van het haeppey-team vereiste dit een open dialoog met de opdrachtgever en de gebouwgebruikers. “Uit iedere ploeg dacht één medewerker actief mee in het concept”, duidt Kooij. “Bijvoorbeeld over de plek waarop we de sensoren plaatsen. Voor ons betekende het inleven in de eindgebruiker en het verhaal vertellen op een manier waarop het duidelijk wordt wat zij eraan hebben.”
Met behulp van tussenevaluaties bleven alle belanghebbenden op de hoogte van ontwikkelingen en kon waar nodig worden bijgestuurd. “We hebben tijd vrijgemaakt voor de verschillende medewerkers om met het project aan de slag te gaan”, vertelt Van Malestein hierover. “Alle lof heb ik voor de mensen die zich hiervoor hebben ingezet. Wat mij in het bijzonder is opgevallen, is de grote mate van betrokkenheid en professionaliteit waarmee het projectteam zich heeft ingezet voor het resultaat.”
Met de inzichten uit het huidige traject werden een draaiboek en een Plan van Aanpak ontwikkeld. “Dit kan in de toekomst wellicht ook op andere locaties van de NS worden toegepast”, aldus Malestein. Door de drie sporen bij elkaar te brengen, komt het projectteam tot een krachtige en integrale businesscase.”
“Iedere maatregel afzonderlijk zorgt voor een bijdrage aan een gezonder binnenklimaat, maar levert niet de versterking op die we hier terugzien”, vindt Evertz. “We brengen de harde en zachte waarden met elkaar in verbinding en zorgen daarnaast bij de gebouwgebruikers voor een gedragen motivatie om zelf met de materie aan de slag te gaan. Een betrokken opdrachtgever met oog voor de waarde van het concept is daarbij onontbeerlijk en we zijn blij dat de NS hier zo in heeft durven versnellen. Uit deze casus blijkt maar weer dat de primaire focus moet zijn om inzicht en vertrouwen te creëren en verbanden tussen harde en zachte waarden te maken. Dat is enorm belangrijk voor verduurzaming.”
Tekst: Marvin van Kempen, Beeld: haeppey